Microsoft Word Mail Merge ile E-posta Yazma Verimliliğinizi Artırın

Microsoft Word'ün adres mektup birleştirme mükemmel bir verimlilik aracıdır. Word'ün adres mektup birleştirme temel özelliğini desteklemediği kişiselleştirilmiş konu satırları ve eklerin nasıl oluşturulacağını bilmek, e-postaları toplu olarak yazmanız gerektiğinde hayat kurtarıcı olabilir.

Bugünün makalesinde, Word'ün 2010 Adres Mektup Birleştirme Sihirbazı'nı kullanmayı, kişisel e-posta konuları yazmayı ve e-posta alıcınızın her biri için farklı ekler oluşturmayı öğreneceksiniz.

M! R tarafından resim

Dağıtım Listesi Oluşturma

Word'ün Posta Birleştirmesi, e-posta adreslerini Outlook kişilerinden, Excel'den veya Access veri kaynaklarından veya Word veri dosyalarından içe aktarabilmemiz için her alıcının e-posta adresini elle girme sıkıntısından kurtarır..

Outlook'un kişisi, bu üç kişi arasında en iyi seçenektir ve kullanmadıysanız, şimdi Outlook adres defterinizi güncellemenin tam zamanıdır ve size bunu nasıl yapacağınızı göstereceğiz. Outlook kişisinin nasıl kurulacağını zaten biliyorsanız, sonraki bölümü atlayabilir ve adres mektup birleştirme işlemine başlayabilirsiniz, aksi takdirde sonraki iki bölümde web tabanlı kişi listenizi alarak Outlook kişinizi nasıl ayarlayacağınız konusunda temel bilgiler verilir..

Posta Profilinizi Ayarlayın

Outlook kişisini ayarlamak, hesabınızın e-posta adresini, şifresini, sunucu bilgilerini ve e-posta mesajları ve adresleri gibi diğer verilere olan bağlantıları depolayan bir posta profili oluşturmakla başlar..

Her biri belirli bir e-posta hesabına uyarlanmış bazı profiller oluşturabilirsiniz..

Uygun bir profil adı, posta profilinizle ilişkilendirdiğiniz e-posta hesabını tanımlamanıza olanak tanır..

ISS'nizden aldığınız e-posta adresini veya üçüncü seçeneği seçerek kendi e-posta hesabınızı kullanarak posta profilinizi yapılandırma seçeneğiniz vardır..

POP hizmeti veren bir e-posta sağlayıcısını kullanmak için “İnternet E-postası” nı seçin - örneğin, GMail.

Her İnternet e-posta sağlayıcısının farklı POP yapılandırması vardır, POP ayarlarını öğrenmek için kullanım kılavuzlarını okuduğunuzdan emin olun..

Tebrikler! Bu ekranı görürseniz, posta profilinizi başarıyla kurdunuz. Şimdi Outlook'un iletişim klasörünü kurmaya hazırız.

Kişi Klasörünüzü Doldurma

Dağıtım listenize manuel olarak Outlook’a girebilir veya GMail, Yahoo veya Hotmail adres defteri gibi diğer web tabanlı adres defterlerini alabilirsiniz. Çoğu web tabanlı e-posta sağlayıcısı, adres defterimizi Outlook uyumlu bir veri kaynağına aktarmamıza izin veriyor. Örneğin, Gmail bize, kişilerimizi Outlook uyumlu bir CSV dosyasına verme seçeneğini sunar.

Outlook içe aktarma işlevi çeşitli dosya türlerini destekler: csv, vcard, RSS, iCalendar ve daha fazlası, adres mektup birleştirme dağıtım listenizi oluşturmak için harika bir araçtır.

CSV dosyası, Outlook'ta "Diğer program veya dosya" kategorisine giriyor.

ACT dosyası, DOS CSV, Lotus, Access 97-2003, PST dosyaları, Outlook'un desteklediği program dosyalarından bazılarıdır - bizim için, Virgülle Ayrılmış Değerler (Windows) dosya türünü seçtik.

Şimdi, Gmail adres defterinden yeni verdiğimiz CSV dosyasını bulun..

Tüm bu klasörler dışında, iletişim klasörü, adres mektup birleştirme amacımız için en iyi seçenektir..

Outlook, kişiyi almak için almakta olduğunuz e-posta adreslerinin sayısına bağlı olarak birkaç dakikaya ihtiyaç duyar..

Outlook tüm kişileri almayı tamamladıktan sonra adres mektup birleştirme işlemi için bu kişi klasörünü kullanabilmeliyiz..

Adres Mektup Birleştirme Sihirbazı

Boş bir belge ile başlayın ve adres mektup birleştirme işlemine başlamak için “Postalar” şeridini açın..

Sihirbaz, yeni başlayanlar için ilk adres mektup birleştirme egzersizine başlamanın en iyi yoludur..

Mesaj Alıcılarını Seçme

Sihirbaz, adres mektup birleştirme işlemimiz için belge türünü seçmemizi isteyecek, E-posta mesajları bugünün adres mektup birleştirme alıştırması için uygun belge türüdür.

E-posta mesajımızı boş bir belgeden, şablondan veya mevcut bir belgeden yazmaya başlayabiliriz.

Outlook iletişim klasörümüzü, adım 3'teki adres mektup birleştirme dağıtım listemiz olarak seçin..

Sistemimizde kurduğumuz posta profillerinden herhangi birini kullanma seçeneğine sahibiz..

Outlook, Gmail adresinizi başarıyla içeri aktardıysa, kişi sayınız sıfırdan fazla olmalıdır.

Uygun onay kutularını işaretleyerek e-posta dağıtımınıza eklemek istediğiniz kişileri seçin.

E-posta Mesajı Oluşturma

E-posta mesajınızı yazmaya başlayın ve kişiselleştirilmiş mesajları yerleştirmek istediğiniz birleştirme alanlarını (örneğin, başlık veya soyadı) belgenizdeki uygun yere yerleştirin..

Her bir birleştirme alanı bir çift chevron içine yerleştirilecektir; adres mektup birleştirme sihirbazını tamamladığınızda kartvizitlerinizle değiştirilirler..

“Sonraki: E-posta iletilerinizi önizleyin” bağlantısını tıklatarak Word'ün birleştirme alanlarını nasıl işlediğini görmek için e-posta iletinizi önizleyin.

Önizlemeden memnunsanız, “İleri: birleştirmeyi tamamla” bağlantısını tıklayın; Word birleştirilmiş e-postayı tüm alıcılarınıza ortak bir konu satırıyla gönderir.

Konu Hattınızı Kişiselleştirme

Sihirbaz adres mektup birleştirme işlemini şu adımlara böler: doğru belge türünü ve şablonunu seçme, bir dağıtım listesi oluşturma, adres mektup birleştirme önizlemesini değerlendirme ve tüm alıcılarınıza e-posta gönderme.

Bu noktada, sihirbazın desteklemediği, kişiselleştirilmiş konu satırları yazarken ve farklı ekler kurduğunuzu gösteren iki genel e-posta yazma etkinliği görebilirsiniz. Bunları adres mektup birleştirme işleminde yapmak için makroyu kullanmalıyız, tercihen sihirbazı tamamlamadan önce.

Mektubunuz açıkken, “Alt + F11” tuşlarına basın ve makro düzenleyicisini açmak için çalışma Word pencerenizdeki “ThisDocument” simgesine çift tıklayın..

Uzman bir makro kodlayıcı hutchinsfairy tarafından yazılmış bu makro kodunu boş bölmeye yapıştırın ve kaydedin.

Uygulama Olarak Dim WithEvents wdapp Dim EMAIL_SUBJECT Dize Olarak Dim FIRST_RECORD Boole Olarak
Özel Alt Belge_Açık () Wdapp = Uygulamayı Ayarla ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1 Son Alt Özel Alt Belge_Kapat () Set wdapp = Hiçbir şey Son Alt Özel Alt wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge (ByVal Doc Belge Olarak, Boolean Olarak İptal Et) Tamsayı Olarak Dim i ActiveDocument.MailMerge ile FIRST_RECORD = True ise EMAIL_SUBJECT = .MailSubject FIRST_RECORD = Yanlış Başka .MailSubject = EMAIL_SUBJECT Bittiğinde i = .DataSource.DataFields.Count Yaparken> 0 .MailSubject = Değiştir (.MailSubject, "", .DataSource.DataFields (i) .Value,,, vbTextCompare) i = i - 1 döngü İle bitmek Son Alt Özel Alt wdapp_MailMergeBeforeMerge (Belge Olarak ByVal Belgesi, ByVal StartRecord Uzun, ByVal EndRecord Uzun, Boolean Olarak İptal) FIRST_RECORD = Doğru Son Alt Özel Alt wdapp_MailMergeAfterMerge (ByVal Doc Belge Olarak, ByVal DocResult Belge Olarak) ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT
Son Alt

Belgenize geri dönün ve e-postanızı göndermek için "İleri: birleştirmeyi tamamlayın" bağlantısını tıklayın.

Mesajınızı göndermek için “Elektronik Posta…” linkine tıklayınız..

Bir chevronla çevrili uygun birleştirme alanlarını konu satırına yerleştirin.

Makro birleştirme alanını ayrıştırır ve Word belgeyi e-postayla gönderdiğinde alıcının soyadıyla değiştirir.

E-postanıza Farklı Öğeler Eklemek

Bu noktaya kadar adres-mektup birleştirme sihirbazını nasıl kullanacağımızı ve konu alanlarını nasıl kişiselleştireceğimizi öğrendik - ve bugünün öğreticisini tamamlamak için, her e-posta için farklı dosya eklememizi sağlayan üçüncü taraf bir eklenti göstereceğiz..

Eklentiyi indirin, çıkartın ve eklentinin Word Belgesi şablonları olarak geldiğini göreceksiniz. Word 2003 kullanıyorsanız “CreateEMailData Word 2007 Ver02” ve Word 2003 kullanıyorsanız “CreateEMailData Word 2007 Ver02” kullanın..

Uygun belge şablonunu “% appdata% \ Microsoft \ Word \ STARTUP” klasörünüze kopyalayın; burada “% appdata%” Microsoft başlangıç klasörünüzdür, bizim durumumuzda “C: \ Users \ zainul \ AppData \ Roaming”.

Dosyayı Microsoft başlangıç klasörüne kopyaladıktan sonra Word'ü yeniden başlatın ve iki yeni eklenti görmelisiniz: “Posta” şeridi menüsünün altında Veri Dosyası Oluştur ve E-postayla Birleştir.

İki sütunlu bir tablo içeren bir veri dosyası hazırlayın - soldaki sütunda bulunan alıcı e-posta adresi ve sağdaki sütundaki ek dosyanızın tam yolu, ardından e-posta birleştirme belgenizle aynı klasör altında “MergeAttachmentsData” ile kaydedin. Dosyayı “MergeAttachmentsData” olarak kaydetmeniz gerektiğini vurgulamamız gerekir, aksi halde eklenti, ekleri arayacak dosyayı bulamıyor.

Adres mektup birleştirme belgenize dönün ve belgeleri ayrı ayrı dosyalara bölün.

Yeni bir sözcük belgesi penceresi görünmeli ve "E-postayla Birleştir" eklentisi düğmesini tıklamanız gerekir. Veri dosyasını zaten hazırladığımızdan, sadece sarı iletişim kutusundaki 'Tamam' düğmesine tıklayın..

E-postanız için uygun bir konu koyun, Tamam'ı tıklayın; Outlook, e-postanızı veri dosyasında belirttiğiniz ek ile birlikte gönderir.

Word, birçok kullanışlı özelliği ile gerçekten harika bir verimlilik aracıdır. Okurlarımız için daha fazla Word makalesi yazmayı umuyoruz. Bu arada, sitemizdeki diğer Kelimeler makalelerini inceleyin..

Umarız Word mail birleştirmeyi bugünün makalesinden nasıl kullanacağınızı öğrenmişsinizdir. Diğer mektup birleştirme ipuçlarını yorumlar bölümünde diğer okur arkadaşlarınızla tartışmaktan çekinmeyin.