E-posta Gönderme ve Alma Harcama Zamanını Azaltın

Fotoğraf H tarafından Ev için

E-posta iletişimi kolaylaştırabilir, ancak zamanınızı azaltabilir. Zaman kazanmak için gelen e-postayı nasıl işleyeceğinizi ve giden e-postayı nasıl yazacağınızı öğrenin.

2005 yılında yapılan bir ankete göre, çalışan görüşmeleri, e-postalarla harcanan zamanın 10.000 çalışanı olan bir kuruluşun yılda 152 milyon dolar ücret kaybetmesine neden olduğunu ortaya koydu.

E-postanın açıkça olumsuz yanları vardır. Belirsiz e-postalar çalışanları işle ilgili önemli işlerden, bulut iletişim kanallarından uzaklaştırır ve çoğu zaman fazladan iş yaratır. Aşağıdaki önerileri izleyerek e-posta sorunlarından kaçının.

Gelen E-posta Nasıl Zaman Kazandırabilir

Fotoğraf Dvortygirl

Vaktinizi boşa harcayan birçok türde e-posta mesajı vardır. Bunlar bu:

Birden fazla mesajdan kesilebilir ve kapsamlı bir mesajda yoğunlaştırılabilir
Doğrudan sizinle ilişki kurma
Sizinle ilişkiye geçin, ancak doğrudan bir şekilde değil, bu size nasıl cevap vermeniz gerektiğinden ya da cevap vermeniz gerektiğinden (ve zamanı yemeniz) emin değilsiniz
Sizi biraz harekete geçmeye yönlendirmeyin (verimsiz)
Dikkatinizi dağıtın ve / veya web’de zaman kaybetmenize teşvik edin
E-posta için uygun değildir ve bir iş toplantısı veya içerik için daha uygun bir format gibi dinamik bir iletişim kanalı (daha fazla bilgi içeren bağımsız bir belge gibi) aracılığıyla daha mantıklı olun

Gelen E-postayı Verimli Bir Şekilde İşlemek

E-postaları verimli bir şekilde okumak ve işlemek için iki şeye odaklanmanız gerekir - e-postanın mesajını bulmak (ya da eksik) ve cevap olarak ne gibi bir işlem yapılması gerektiğine karar vermek..

Adım 1: İletiyi Anlayın (Ya da Eksik)

Ne zaman yeni bir e-posta okursanız, anlamak için mümkün olduğunca az zaman ayırın:

Konuşmacının size doğrudan mi yoksa dolaylı olarak mı hitap ettiği
Konuşmacının sizden ne beklediğini söyleyip söylemediği
Bunun net bir şekilde yapılıp yapılmadığı
Genel mesajın sizinle alakalı olup olmadığı
Genel mesajın uygun görünüp görünmediği, gönderenle ilişkinizin bağlamı göz önüne alındığında (veya örneğin bir iş ilişkisi başlatmaya çalışıyorlarsa)

Bu, e-postanın mesajının ne olduğunu ve nasıl cevap vermek istediğinizi belirlemenize yardımcı olacaktır. Yani, ilk etapta cevap vermeyi düşünüyorsanız.

Konuşmacının, değerli zamanınızı boşa harcayabileceğiniz bir veya daha fazla şey yaptığını not etmek özellikle önemlidir:

Söylemeye çalıştıkları şey hakkında net olmamak
Somut terimlerle konuşmaktan kaçınmak için dili kafa karıştırıcı ya da sünnetçi bir şekilde kullanmak (örneğin, “Bir noktada kalbe ihtiyacımız olduğunu düşünüyorum” ile) “Bu hafta beni arayabilir, böylece telefonda önemli bir şey hakkında konuşabilir miyiz? “)
Rambling veya konu dışı
İşletmenizin hiçbiri olmayan, uygunsuz, saldırgan veya tutarsız bilgiler dahil olmak üzere
Sizinle alakalı olmayan mesajlarda sizi bilgilendirin
Aynı mesajı çeşitli e-postalar üzerinden tekrarlamak veya daha önce e-posta dışındaki iletişimlerde ele alınanları tekrarlamak
Daha önce tartıştığınız ve çözdüğünüz bir konu hakkında yazmak - unutkan veya dikkatsiz bir şekilde

Bu tür durumlarda, iletişim için ne kadar zaman harcadığınızı en aza indiren etkili bir şekilde yanıt vermeye özellikle dikkat edin. Çünkü yukarıdaki belirsiz e-posta senaryolarının zamanınızı boşalmasına izin vermek kolaydır.

Adım 2: Hangi İşlemin Yapılacağına Karar Verin

Mesajın ne hakkında olduğunu öğrendikten sonra, yanıt vermenin en verimli yolunu bulun. İşte bazı tipik cevaplar:

Konuşmayı telefon ve konferans görüşmeleri gibi daha iyi bir iletişim ortamına kaydırma
Birden fazla kişi tarafından sorulan, e-posta yoluyla değil, ancak Google Dokümanı gibi paylaşılabilecek daha fazla bilgi açısından zengin bir araç aracılığıyla sorulan tekrarlanan bir soruyu yanıtlamak
Konuşmacının sizden ne beklediğini netleştirmeyen mesajlara cevap vermemek (biraz kaba olsa bile)
“Raporun ne zaman tamamlanmasını istersiniz?” Veya “Bu projeye nasıl katkıda bulunmamı istersiniz?” Gibi doğrudan ve kısa somut sorularla belirsiz mesajları ele almak.
Herhangi bir zamanda drama ya da iletişim kesintileri yaşanmaya başladığında telefonu almak ve kişiyi aramak, e-posta yoluyla çıkarmak sadece daha uzun sürecek ve uyuşmazlığı yoğunlaştırabilir

Adım 3: Göreve Geri Dönün

En önemlisi, bir e-postayı yanıtladıktan sonra (yanıt vermemek ve mesajı silmekten oluşabilir), göreve geri dönmeniz gerekir. Gelen kutunuzda bekleyen bir sonraki e-postaya geçin ya da diğer kişilerin isteklerine cevap vermek yerine vites değiştirin ve işinize geri dönün.

E-posta Gönderme Vaktinizi Nasıl Harcayabilir?

Fotoğraf Adikos

Ayrıca, birçok tür e-posta mesajı vardır. siz gönderin Bu zamanınızı boşa harcayabilir. Bunlar bu:

Gereksiz bir şekilde, her biri kapsamlı bir mesaj yerine, her zaman zamana göre uyarlanıp düşünülmesi gereken birkaç mesaja sokulur.
Sizin açınızdan doğrudan bir çaba kaybı olan alıcı ile doğrudan ilişki kurmayın
Yeterince net değil ve uzun e-posta konuşmaları ve / veya yanlış anlaşılmalar ortaya çıkar veya hiç üretken bir eylemde bulunmaz (bu, konuşmayı daha sonra tekrar başlatmak için zaman harcamanız gerektiği anlamına gelir)
Alıcıyı verimsiz olan bir işlem yapması için yönlendirmeyin.
Dikkatinizi dağıtın ve alıcıyı web'de zaman kaybetmeye teşvik edin - bu da aynı kişiyi teşvik ettiği anlamına gelir
E-posta formatı için uygun değildir, ancak gerçek zamanlı konuşma yoluyla veya kılavuz, blog makalesi, SSS sayfası, şirket raporu veya PowerPoint sunumu gibi öğretici veya bilgi açısından zengin bir belge aracılığıyla daha iyi iletilir.

Etkili Bir şekilde E-posta Gönderme

Uzun vadede zamanınızı boşa harcayan e-postaları yazmak için (alıcının zamanından bahsetmeden), beş şeye odaklanmanız gerekir: açık bir mesaj iletmek, alıcınızdan harekete geçmek için atılabilir adımlar atmak, iyi bir yapı kullanmak, düzenleme yapmak göndermeden önce ve etkin bir şekilde takip etmeden önce.

1. Adım: Mesajınızı Temizle

Bir e-posta taslağı hazırlamadan önce bile, mesajı net bir şekilde anlamanız gerekir. belirleyin:

Ne iletmek istiyorsun
Neden iletişim kurmak istiyorsun
Alıcınızın hangi işlemi yapmasını istiyorsunuz?
Onları bu tür bir eylemde bulunmaya en iyi nasıl ikna edebilirsiniz?

İşte e-posta göndermenin bazı yaygın nedenleri:

Birine son teslim tarihini hatırlatmak için
Birine görev hakkında yazılı talimat vermek
Yazılı olarak yeterince cevaplanabilecek hızlı bir soru sormak
Yazılı olarak yeterince cevaplanabilecek hızlı bir soruyu cevaplamak için
Zamana duyarlı bilgileri iletmek için
Bir toplantı planlamak için uygun tarihler sunmak
Bir toplantıdan sonra takip etmek ve takdir göstermek

Bu örneklerin hepsinde, sonuncusu hariç, alıcınızın biraz işlem yapmasını istiyorsunuz (bu sadece size cevap veriyor olsa bile).

Bazen eylem bir eylem gibi gözükmüyor. Belki sen istersin:

İş arkadaşınız için bir ipucu iletin
Arkadaşlarınızın seyahat hedefinize güvenli bir şekilde indiğinizi bildirin
Yeni varış noktanızda neler yaptığınız ve önümüzdeki birkaç hafta içinde nasıl ulaşabileceğinize dair kısa bir güncelleme yapın.

Bu durumların her birinde, alıcınıza belirli bir işlem yapmasını söylemiyorsunuz. Ancak, e-postayı doğru bir şekilde kapattığınız sürece veya en azından adınızı imzalayarak herhangi bir işlem yapmaları beklenmemektedir. İletişimin e-postanızla kolayca sona erebileceğini biliyorlar; cevap vermeleri gerekmiyor.

Adım 2: Alıcınızdan İstediğiniz İşlem Yaptırın

Size zaman kazandıran etkili e-postalar yazmak için onları eyleme geçirmeniz gerekir. Ve alıcınızın, onlardan hangi işlemin beklendiği konusunda net olduğundan emin olmanız gerekir..

Bunu hedeflemiyorsanız, ancak hayat hikayenizi hecelemeye çalışıyorsanız veya en son olanı almak yerine neden bir sonraki iPhone modelini tuttuğunuzu açıklıyorsanız, zaman harcamayı unutabilirsiniz; çok fazla düşünce ve zaman.

E-postayı uygulanabilir hale getirirken aşağıdakilere odaklanın:

Son tarihleri belirleme
Acil durum planlarını ana hatlarıyla
Bir sonraki eylem süreci için potansiyel seçenekler sunmak (örneğin, bir şahıs toplantısı için uygun olduğunuz zamanlar, buluşabileceğiniz uygun yerler)
Birinden istendiğinde görüş bildirmek
Yazma için uygun olan ve aslında başka bir iletişim modu kullanmaktan daha uygun bir istek yapmak
Alıcınızın gerçekleştirmeyi kabul ettiği bir görev için bir dizi yol gösterici

Uygulanabilir adımların ana hatlarını çizerken proaktif ve iddialı olun. Başka bir seçenek yoksa, açık uçlu sorular sormaktan kaçının. Çünkü açık uçlu sorular, eyleme geçirilebilir içeriğin tam tersidir.

İşte bazı örnekler:

Alıcınızdan size programlarını vermesini istemek (ve işlem sırasında bir e-postayı boşa harcamak) istemek yerine - uygun toplantı saatlerinizi göndererek başlayın.
Alıcınıza belirli bir iş kararı hakkında ne düşündüklerini sormak yerine, olası kararı ana hatlarıyla belirtin ve geri bildirim isteyin; bu şekilde kendi başlarına bir şey bulmak zorunda kalmayacaklar ve bunun yerine çalışacak bir şeyleri olacak.

Okuyucuya net talimatlar vererek ve içeriği açık uçlu olmak yerine eyleme geçirilebilir hale getirerek e-postayı eyleme geçirirsiniz.

En önemlisi, okuyucunuzdan beklediğiniz eylemin açıkça iletildiğinden emin olmanız gerekir. Bu hafta bir toplantı yapmak istediğinizi bildiklerini sanma, sadece boş zamanlarınızı belirtin. Yönergelerinizin hangi iş görevine uygulandığını bildiklerini sanmayın. Açıkça belirtin ve kibarca ne yapmalarını istediğinizi bilmelerini sağlayın..

Adım 3: İyi Yapı Yaratın

Mesajınızı net bir şekilde tanımladığınızda ve bunu uygulanabilir hale getirdiğinizde, bu netliği ve uygulanabilir taleplerinizi iletecek şekilde düzenleme zamanı geldi.

Paragraflar: Uyulması gereken genel bir kural paragrafları beş cümlenin altında tutmaktır. Web okurken yalnızca uzun paragraflara odaklanmak zor değil, aynı zamanda tıknaz paragraflar alıcıya odaklanmayı ve belki de en önemli noktaları kaçırmayı sağlar. Bu daha sonra iletişim kanalını bulanıklaştıran özensiz veya gereksiz yanıtlara yol açar..

cümleler: Cümleleri yazarken aktif sesi kullanın. Cümleleri kısa tutun ve konuya dikkat edin. Teğetlere kapılmaktan kaçınmak veya gereksiz şeyler hakkında sebeplerinizi veya duygularınızı açıklamaktan kaçının. Bunun yerine, gerçeklere bağlı kalın ve alıcınızın gerçekleştirmesini istediğiniz işlemi yapın..

Kelimeler: Kitlenizin onları anlayacağını bilmiyorsanız, büyük kelimeler veya argo kullanmamaya çalışın. Şakalardan ve yanlış anlaşılabilecek kültürel referanslardan kaçının, çünkü kolayca yanlış yorumlanabilecek herhangi bir şey etkili iletişimin önündeki potansiyel bir engeldir.

Ekstra kelimeler ve uygun ifadeler kullanmaktan kaçının. “Şu anda yaşanmakta olan şu anki durum göz önüne alındığında, bunun akıllıca olabileceğini düşünüyorum…” sadece kelimeleri ve zamanı boşa harcayan değil aynı zamanda gerçek mesajdan dağıtan nitelikli bir ifade. Bunun yerine, tavsiyenizi nitelemek zorunda kalmadan belirtmeniz yeterli.

Başka bir örnek: “Size sorabilir miyim diye merak ediyordum…” Bu ifadeyi kesin ve basitçe soruyu sorun. Aynı zamanda güveninizi de artıracaktır, çünkü bilinçaltında proaktif bir şekilde iletişim kurmak için izin almayacaksınız..

Noktalama: Noktalama işaretlerini basit tutun. Nitelikli kelimeler ve kelime öbekleri, yalnızca bir işletmeyle veya kişisel bir ilişki içinde olmak istediğiniz birisiyle iletişim kurduktan sonra nezaket oluşturmak için kullanıldığında etkilidir. Bu gibi durumlarda, mutlaka gelmek istemezsiniz, ancak zamanlarına saygı göstermek için bazı kibar ifadeler kullanın..

Virgül kullanımını en aza indirin - bu doğal olarak cümleleri kısa tutmanıza yardımcı olur. Nokta-nokta-nokta ve ardışık virgüllerin aşırı kullanımı ile tembel metinlerden ilham alan konuşmalardan kaçının. Bunun yerine, cümlelerinizi uygun İngilizce ile noktalayın ve mantıklı olduğunda kasılmaları kullanın çünkü okuma akışını daha iyi hale getirirler.

Ek olarak, madde işaretli noktalama işaretlerini ve ana bölümleri ayırmak için bir çizgi çizgisi kullanmayı düşünün (bir veya daha fazla paragraf içerebilir).

Madde işaretleri ve bölüm sonları, web okunabilirliğini artırırken, mesajınızı daha net bir şekilde düzenlemenize yardımcı olur.

Adım 4: Göndermeden Önce Düzenle

Bir e-posta göndermeden önce, sesli olarak okumak için 1-2 dakika sürebilir. Bu, normal olarak şahsen söyleyemeyeceğiniz hataları yakalamanıza veya garip parçaları fark etmenize yardımcı olacaktır. Bu fazladan kelimeleri soyun ve noktalama işaretlerini basitleştirin. Listeleme ve paragraflarınızı kısın.

Aşağıdaki soruları “evet” ile cevaplayabiliyorsanız, “gönder” e tıklamaya hazırsınız:

Mesaj net mi?
Beklentiler uygulanabilir ve açık bir şekilde ifade edilmiş mi??
Alıcım mesajımı başarıyla alabilir mi? Başarı, onlardan ne yanıt beklendiğini bildikleri anlamına gelir..
Roller tersine çevrilseydi, bu mesajı başarıyla alabilir miyim?

Adım 5: Etkili Olarak Takip Edin

Ayrıca, e-postalarınızı takip etmede proaktif olun. Birisi doğrudan bir talebe cevap vermezse, ne olduğunu merak ederek zaman kaybetmeyin. Bunun yerine, kibar ancak doğrudan bir takip e-postası göndererek onlarla görüşün. Yukarıda listelenen ilkeleri uygulayın. Ve yanıt almaya çalışırken çok fazla zaman kaybetmeyin; alıcı sizinle iletişim kurmuyorsa, ne zaman taşınacağını ya da şahsen ne zaman yaklaşacağınızı öğrenin..

Zaman Kazanmak için E-posta Kullan

Etkili nasıl kullanılacağını biliyorsanız, e-posta size zaman kazandırabilir. Ve bu mesaj gönderme ve alma için de geçerlidir.

E-posta en iyi şekilde, yazılı olarak uygun şekilde iletilen işlem yapılabilir mesajlar sunmak için kullanılır. E-postanın avantajlarından yararlanırsanız ve zaman kaybına neden olan tuzaklardan kaçınırsanız, güçlü bir araç olarak işlev görür..