Profesörünüze E-posta Gönderin ve Hızlı Bir Yanıt Alın
Fotoğraf uniinnsbruck
Profesörler, çevredeki en kalabalık insanlardan bazıları. Ders vermek, çalışma saatleri düzenlemek, yüksek lisans öğrencileri ve meslektaşları ile çalışmak, konferanslara ve diğer halka açık etkinliklere katılmak ve araştırma yapmak, yayınlamak ve sunmak zorundadırlar. Ancak zamanında gelmelerine rağmen, onlarla e-posta yoluyla iletişim kurmanın ve zamanında yanıt almanın yolları vardır, böylece işinizi daha az aksilikle devam ettirebilirsiniz.
İsme bir yüz koy
İlk e-postayı göndermeden önce profesörünüzle şahsen tanışmak idealdir. Okulun ilk haftasında kendinizi tanıtın. Profesörünüze ilgi alanlarınız, sorularınız veya size özel bir şey hakkında bilgi verin. Onları daha yakından tanımak için yeterince ilgilendiğinizi göstermek, taleplerinize geldiğinde zamanında cevap vermelerini teşvik eder. Ne kadar iyi izlersen, seni o kadar iyi hatırlarlar.
Bir ödevle ilgili soruları olan ilk e-postayı göndermenin zamanı geldiğinde, profesörünüz yüzünüzü isminize koyabilecektir. Bu, e-postanızı içeriğe koymalarına yardımcı olur. Daha önce sizinle başarılı bir şekilde iletişim kurdularsa, tereddüt etmeden tekrar iletişim kurmaya daha istekli olurlar. Belki de ciddi bir öğrenci olduğuna zaten güvenecekler..
Detaylı Konu Satırı Kullan
Konu satırı, e-postaya zamanında yanıt almak söz konusu olduğunda her şeydir. Her şeyden önce, insanlar bilmedikleri göndericilerden e-posta aldıklarında, ipuçlarının konu satırına bakarlar. Yalnızca konu satırına göre, istenmeyen görünen veya yalnızca onlara önemsiz görünen postaları silebilirler.
Şimdi, profesörler idari ve sınıfla ilgili konularda öğrenci e-postasına cevap vermek zorundadır. Ancak konu satırı profesörünüze hızlı bir şekilde ulaşmak için hala önemlidir. Bir konu satırı oluşturun, böylece onu gördükten sonra profesörünüz daha sonra okumak için dosyalamak yerine hemen açılır ve onu okur. (Bir sonraki hedef, e-postayı okuduktan hemen sonra, profesörünüz derhal yanıt vereceği şekilde hazırlamak, ancak daha sonraki bir bölümde buna ulaşacağız.)
Bu nedenle, e-postanızı göndermeden önce belirli amaçlarına göre daraltın. Bu amacı konu satırında olabildiğince doğrudan belirtin.
“Sınıfınıza kaydolmak istiyorum” kullanmak yerine, özellikle sınıf adını ve kaydolmanıza nasıl yardımcı olabileceklerini belirtin:
Ne kadar spesifik olursanız profesörünüz için o kadar kolay olursunuz. Çok özel bir başlık, bir bakışta onlardan ne beklendiğini bilmelerini sağlar.
Nazik ve Resmi Olun
İyi bir konu satırı kullandığınızda, açılışınızın profesörünüzün tüm mesajı okumasını engellemediğinden emin olmanız gerekir. “Hey” demek istemezsin ve sonra mesajına devam edersin. Bu, etkili iletişimin önündeki engel olabilecek profesyonel olmayan bir tonu ayarlar. Nezaket tarafında hata yapmak istiyorsun.
Bazı yanlışlıklara izin vermek anlamına gelse bile mesajınızı olabildiğince kibar ve saygılı bir şekilde yazın. Örneğin, genel şartları yerine getirmek için yaz boyunca bir topluluk kolej dersi aldığınızı varsayalım. Eğitmeniniz teknik olarak profesör değil, bu yıl yarı zamanlı eğitim vermeye yeni başladı.
Hala onlara “Profesör” olarak hitap etmek istiyorsun çünkü resmi, kibar ve iyi bir iletişim kurmaya istekli olduğunu gösteriyor. Düzeltilene kadar nezaket tarafındaki Err - eğitmeniniz size “Bay. Bob ”ya da“ Joey ”.
Mesajınızı nazik tutmanın başka yolları da:
- Her zaman adınızla oturumu kapatın - tercihen sınıfta çok fazla öğrenci varsa, önce ve sonra.
- Mesajınızı okudukları için takdirinizi gösteren bir cümle veya cümle ile kapatın. “Bu Profesör John'a bakışınızı takdir ediyorum” gibi adınızı imzalamadan önce bir cümle olabilir. Veya adınızı takip eden bir “Teşekkürler” olabilir..
- Konuya devam et; teğetlere girmek, zamanlarına saygı duymadığınızı, muhtemelen yüzlerce başka e-posta adresine sahip olduklarını gösterir..
- İstediğin her şeyi yapacaklarını sanma. Önkoşulları karşılamanız durumunda, bir kursa girme izni vermek gibi profesörlerin öğrenciler için yapması gereken bazı şeyler vardır. Ama öyle olsa bile, ne istersen yapacaklarını sanma. Saygısızlık göstermek veya size nasıl yardım edeceklerini ve nasıl yardım edeceklerini yeniden düşünmeleri için onlara neden vermek istemezsiniz. Bu yüzden kibarca sor, mümkün olduğunca az varsayım göstererek.
Uygun Adları ve Etiketleri Kullanın
Daha önce belirtildiği gibi, kendi konu başlığınız içerisinde uygun etiketleri kullanın ve profesörünüze nazikçe başvurun. Etiketlerin, numaraların, tarihlerin ve saatlerin doğru olduğundan emin olun. Bir toplantı saatinden emin değilseniz ya da yanlışlıkla yanlış teste atıfta bulunmazsanız, profesörünüz netleştirmek için tekrar kontrol etmek ve muhtemelen tekrar e-postayla göndermek için ekstra zaman harcamak zorunda kalacaktır. Bu, birden fazla e-postaya yayılan bir sohbete potansiyel olarak hızlı yanıt verir.
Konuya bağlı kal
Bir e-postadaki bir teğete gittiğinde veya eldeki görev için gerekenden daha fazla (kişisel) bilgiyi açığa çıkardığınızda, sonuçta profesörünüzün değerli okuma zamanını ve kendi zamanınızı boşa harcar. Bu noktaya bağlı kalmak, e-posta göndermek için harcanan zamanı geri almanın ve açıklama için fazladan e-posta yazma ihtiyacını azaltmanın birkaç yolundan biridir..
“Merak ediyor muydum” veya “Muhtemelen yapabileceğini mi düşünüyorsun?” Gibi gereksiz kelime ve cümleleri ortaya koy. Bunun yerine, soruyu sor. Profesörünüzle çok açık olmak korkutucu olabilir, ancak uygulamada uzun süre böyle olmayacak. Çünkü meseleyi profesyonel bir şekilde öğrenmeyi öğreneceksiniz ve bu güven yaratıyor.
İşte okunması daha uzun süren ve daha uzun haliyle daha rahatsız edici bir mesaj örneği:
Görebileceğiniz gibi, yoğunlaştırılmış form mesajı daha etkili bir şekilde iletir:
Kısa tut
Kısa tutulması, noktada kalmaya benzer. İdeal olarak, bir paragrafta en fazla üç ila dört cümle istemezsiniz. Ve çok fazla paragraf içeren bir mesaj yazmak istemezsiniz. Tabi ki profesörünüzün sizi tanımasına ve size nasıl yardımcı olabileceklerini daha iyi anlamasına yardımcı olacak bir geri bildirim veya kişisel bir hikaye paylaşmıyorsanız.
Doğrudan Bir Talep Yap
Harika bir konu hattınız olsa bile, mesajı takip etmeniz gerekir. Bunu isteğinizi doğrudan yaparak yapabilirsiniz. İsteği bir soru olarak ifade ederseniz daha net olabilir. Ya da “Lütfen… [burada talep et] 'in açıcısını kullanıyorsanız, profesörünüzü sadece bir konuyla ilgili görüşlerini almak için e-postayla gönderiyorsanız, bunun hala bir istek olduğunu çünkü paylaşmaya zaman ayırmalarını istediğinizi unutmayın. ne biliyorlar.
İsteğinizi açıkça belirtin ki profesörünüz onlardan ne istediğinizi sormayacak. Bu önemli adımı yerine getirebilirseniz, e-postanızı okuduktan hemen sonra profesörünüzün harekete geçmesine yardımcı olabilirsiniz. Ve sadece onlardan hızlı bir cevap almakla kalmayacak, aynı zamanda o sırada beklediğiniz sınıfa daha erken gireceksiniz..
Takip et
Yukarıdaki ilkeleri profesörünüze e-postayla göndermede başarılı bir şekilde uygulasanız ve zamanında bir yanıt alamıyorsanız bile, profesörünüz henüz e-postanıza ulaşmamış olabilir veya şu anda bir süre için kullanılamıyor olabilir. Sebeplerin ne olduğu konusunda endişelenmeyin, iki günden fazla bir süredir haber alamadıysanız, sadece nazik bir şekilde takip edin. Farklı kampüslerin, zamanında yanıt olarak kabul edilenler için farklı politikaları veya kültürleri (yazılı olmasa bile) vardır, bu nedenle kurumunuza veya içeriğine bağlı olarak değişebilir.
Takip e-postanıza yukarıda listelenen örnek prensipleri uygulayın. Herhangi bir sebepten ötürü hala geçemiyorsanız, başka bir takip e-postası başka üç ila dört gün sonra uygun olabilir (yine duruma bağlı olarak). Veya profesörünüzle şahsen konuşma zamanı gelebilir. Bu durumda, onlardan e-posta yoluyla en iyi şekilde nasıl iletişim kuracağınızı öğrendiğinizden emin olun..
Profesörünüzle gerektiği gibi etkin bir şekilde iletişim kurmak, belirli bir sınıfa girme şansınızı büyük ölçüde artırır. İşinize odaklanabilmeniz için bu iletişimi zamanında, sorunsuz ve üretken tutun.
