AutoText ile Microsoft Word'deki Metin Blokları Nasıl Hızlı Bir Şekilde Takılır

Hepimiz, adresiniz, uzun adlarınız veya ifadeleriniz ve hatta sık kullandığınız tablolar ve görüntüler gibi düzenli olarak yazmamız gereken birkaç metin parçası vardır. Word'deki Otomatik Metin özelliği, bu metin parçalarını saklamanıza ve birkaç tuşa basarak bunları hızlıca eklemenize izin verir, böylece daha az zaman yazarak israf edebilirsiniz.

Otomatik Metin özelliği uzun süredir Office'in bir parçası olmuştur, ancak şimdi Office 2007'ye eklenen Hızlı Parçaların bir parçasıdır. Otomatik Metin girişlerine ek olarak, Hızlı Parçalar özelliği de belge özelliklerini eklemenizi sağlar (örneğin, başlık ve yazar gibi). ) ve alanlar (tarih ve sayfa numaraları gibi). Hızlı Parçalar ve Otomatik Metin girdileri “Yapı Taşları” olarak da bilinir ve Word önceden tanımlanmış birçok yapı taşlarıyla birlikte gelir. Ayrıca istediğiniz kadar özel yapı taşı ekleyebilirsiniz..

NOT: Daha önce Word'deki diğer belgelerden gelen metne nasıl referans vereceğimizi yazdık, böylece yeniden kullanılabilir içeriği otomatik olarak güncellenecek diğer belgelere ekleyebilirsiniz. Bu makalede ele alınan hile, bir Otomatik Metin girişi kullanmaya benzer. Ancak, bir Otomatik Metin girişi kullanılarak içerik eklendikten sonra, Otomatik Metin girişini değiştirdiğinizde bu içerik otomatik olarak güncellenmeyecektir..

Sistem genelinde benzer bir görevi yerine getiren Windows için ücretsiz PhraseExpress gibi başka bir yazılım var. Bu, sadece Word'de değil, her uygulamada çalıştığı için, AutoText'in kendi kendine göre birkaç avantajı olduğundan, PhraseExpress'ten daha fazla biçimlendirme seçeneğine (özellikle Word'e özel olanlar) sahiptir ve Word'ün bulunduğu her yerde kullanılabilir. Bu nedenle, örneğin çalışma bilgisayarınıza üçüncü taraf programları kurmanıza izin verilmiyorsa, yine de Otomatik Metin’i kullanabilirsiniz..

Otomatik Metin girişlerini belgelerin kendisinde değil, şablonlarda saklayabilirsiniz. Varsayılan olarak, yeni Otomatik Metin girdileri Normal.dotm şablonunda saklanır. Bu, Normal.dotm şablonunuzu diğer makinelerle paylaşmadığınız sürece, Otomatik Metin girişlerinizin kullanılabilirliğini yalnızca makinenize sınırlar. Otomatik Şablon girişlerini özel şablonlara ekleyebilirsiniz, ancak bu makalenin ilerleyen bölümlerinde tartışacağımız bununla ilgili sınırlamalar var..

Yeni bir Otomatik Metin Girişi Nasıl Oluşturulur

Başlamak için, yeni bir Word belgesi oluşturun ve Otomatik Metin girişi olarak eklemek istediğiniz içeriği (metin, görüntüler, tablolar vb.) Girin. Ardından, içeriği vurgulayın ve “Ekle” sekmesine tıklayın.

Otomatik Metin giriş metninizin girişdeki tüm paragraflar için paragraf formatlamasıyla saklanmasını istiyorsanız, son paragraf dahil, son paragrafın sonundaki paragraf işaretinin seçiminize dahil edildiğinden emin olun. Paragraf işareti paragrafın formatını saklar. Paragrafın sonunda paragraf işaretini seçmediğinizde, bu paragraf eklediğiniz zaman çevreleyen metnin paragraf stilini alır. Her paragrafın sonunda paragraf işaretini göremiyorsanız, bunları seçeneklerde görüntülemeyi seçebilirsiniz. Otomatik Metin içeriğinize uyguladığınız karakter biçimlendirmeleri, Otomatik Metin girişine otomatik olarak kaydedilir..

“Metin” bölümünde, “Hızlı Parçaları Keşfet” düğmesini tıklayın ve farenizi açılır menüden “Otomatik Metin” üzerine getirin. Ardından, alt menüden “Seçimi Otomatik Metin Galerisi'ne Kaydet” i seçin..

NOT: Doğrudan “Hızlı Parçalar” menüsünde bulunan “Seçimi Hızlı Parça Galerisi'ne Kaydet” seçeneğini fark edebilirsiniz. Bu seçenek, seçilen metni “Otomatik Metin” girişi değil, “Hızlı Parçalar” girişi olarak ekler. “Hızlı Parçalar” ve “Otomatik Metin” girişleri hem yapı taşlarıdır. Girişi bu şekilde ekleyebilirsiniz, ancak bir Otomatik Metin girişi olarak eklemeyi tartışacağız.

“Yeni Yapı Bloğu Oluştur” iletişim kutusu görüntülenir. “Ad” düzenleme kutusuna Otomatik Metin girişi için bir ad girin.

Otomatik Metin girişlerinizin adlarını yeterince farklı hale getirmenizi öneririz; böylece her girişi bir belgeye eklemek için adın yalnızca birkaç karakterini yazmanız gerekir. Birden fazla Otomatik Metin girişinin birbirine çok benzeyen adları varsa, Word'ün hangi girişi eklemek istediğini bilmesi için yeterince ad yazmanız gerekir..

Bu giriş için kategoriyi de değiştirebilirsiniz. “Kategori” açılır listesi, bu Otomatik Metin girişini özel bir kategoriye eklemenizi sağlayan “Yeni Kategori Oluştur” seçeneği sunar. Girişin oluşturulduğu “Galeri” yi de değiştirebilirsiniz..

“Seçenekler” açılır listesi, girişin belgeye nasıl ekleneceğini belirlemenizi sağlar. Şirket adı gibi küçük bir metin ekliyorsanız, imlecindeki giriş satır içi içeriğini ekleyen “Yalnızca içerik ekle” yi seçin. İçeriği kendi paragrafı olarak veya kendi sayfasına da ekleyebilirsiniz (standart kapak sayfaları oluşturmak için mükemmel).

“Kaydet” açılır listesi için varsayılan ayarı kabul edin. Bu, Otomatik Metin girişini Normal şablonunuza kaydeder.

Yeni Otomatik Metin girişinizi ayarladıktan sonra “Tamam” ı tıklayın..

Açtığınız son Word belgesini kapattığınızda, Normal.dotm şablonunda yapılan değişiklikleri kaydetmek isteyip istemediğinizi soran, Normal şablonunu kaydetmeniz istendiğinde seçeneği açıp açmadığınızı soran aşağıdaki iletişim kutusu görüntülenebilir. Otomatik Metin girişinizi “Normal.dotm” şablonuna kaydetmek için “Kaydet” i tıklayın..

Otomatik Metin Girdini Belgeye Ekleme

Şimdi yeni bir Otomatik Metin girişi oluşturduğumuza göre, bir belgeye ekleyelim. Yeni bir Word belgesi oluşturun veya mevcut bir belgeyi açın. Tekrar “Ekle” sekmesine tıklayın ve farenizi açılır menüdeki “Otomatik Metin” üzerine getirin. Eklediğiniz Otomatik Metin girişinin doğrudan “Otomatik Metin” alt menüsünde bulunduğunu fark edeceksiniz. İçeriği o girişe eklemek için seçin.

Ayrıca bir Otomatik Metin girişini, yalnızca Otomatik Metin girişinin adını yazmaya başlatarak da ekleyebilirsiniz. Eşleşen Otomatik Metin girişinin adıyla küçük bir açılır pencere görüntülenir ve yerleştirmek için “Enter” tuşuna basmanızı söyleyen talimatlar görüntülenir. Tüm Otomatik Metin girişini belgenize eklemek için "Enter" tuşuna basın. “F3” tuşuna da basabilirsiniz..

Otomatik Metin girişinin içeriği, orijinal satır kesmeleri ve biçimlendirme ile birlikte eklenir..

Otomatik Metin girişlerini eklemeyi daha hızlı ve kolay hale getirmek için, Hızlı Erişim Araç Çubuğuna “Otomatik Metin” düğmesini ekleyebilirsiniz..

“Otomatik Tamamlama Önerilerini Göster” Nasıl Açılır

Otomatik Metin giriş adınızı yazdığınızda Otomatik Tamamlama önerisini göremiyorsanız, “Otomatik Tamamlama Önerilerini Göster” seçeneğini açmanız gerekebilir..

“Otomatik Tamamlama Önerilerini Göster” özelliğini açmak için varolan bir Word belgesini açın veya yeni bir tane oluşturun ve “Dosya” sekmesini tıklayın..

Sahne arkası ekranında, soldaki seçenekler listesinde “Seçenekler” i tıklayın.

“Kelime Seçenekleri” iletişim kutusunun sol tarafındaki öğeler listesinde “Gelişmiş” i tıklayın..

“Düzenleme seçenekleri” bölümünde, “Otomatik Tamamlama önerilerini göster” onay kutusunu işaretleyin, böylece kutuda bir onay işareti görünür..

Şimdi, eklemek için bir Otomatik Metin girişinin adının bir kısmını yazdıktan sonra “Enter” tuşuna basabilirsiniz..

Mevcut bir Otomatik Metin Girişinin İçeriği Nasıl Düzenlenir

Diyelim ki yeni bir eve taşındınız ve adresinizi Otomatik Metin girişinizde değiştirmeniz gerekiyor. Bunu yapmak kolay. Kaydı istediğiniz gibi yeni bir Word belgesine yazın, seçin ve daha önce tartıştığımız gibi “Otomatik Metin” alt menüsüne erişin. Varolan herhangi bir Otomatik Metin girişinin altındaki alt menüdeki “Seçimi Otomatik Metin Galerisi'ne Kaydet” seçeneğini seçin.

“Ad” düzenleme kutusuna mevcut Otomatik Metin girişi ile aynı adı girin ve “Tamam” ı tıklayın..

Bir onay iletişim kutusu görüntülenir. Önceki Otomatik Metin girişini yenisiyle değiştirmek için “Evet” düğmesine tıklayın..

Şimdi, güncellenmiş Otomatik Metin girişini daha önce yaptığınız gibi yeni veya varolan bir Word belgesine ekleyebilirsiniz..

NOT: Bir Otomatik Metin girişini değiştirmenin, o girişin içeriğini daha önce eklemiş olduğunuz mevcut belgelerdeki DEĞİŞTİRMEdiğini unutmayın. Otomatik Metin girişinin gözden geçirilmiş içeriği yalnızca girişi değiştirdikten sonra herhangi bir zamanda eklerken kullanılır.

Varolan bir Otomatik Metin Girdisinin Özellikleri Nasıl Düzenlenir

Bir Otomatik Metin girişinin içeriğini düzenlemenin yanı sıra, girişin, içinde bulunduğu şablon, kategori vb. Gibi özelliklerini de değiştirebilirsiniz..

Bunu yapmak için yeni bir Word belgesi oluşturun veya mevcut bir belgeyi açın. “Ekle” sekmesine tıklayın ve ardından “Metin” bölümündeki “Hızlı Parçaları Keşfet” düğmesine tıklayın. Açılır menüden “Building Blocks Organizer” ı seçin.

“Yapı Taşları Düzenleyicisi” iletişim kutusu görüntülenir. Her birinin “Adını” ve içinde “Galeri”, “Kategori” ve “Şablon” u gösteren tüm “Yapı Taşları” listesi görüntülenir. “Galeri” ye göre alfabetik olarak sıralanırlar. Yeni “Adres” girişimiz en üstte, çünkü “Otomatik Metin” galerisinde yer alıyor. Seçmek için girişe tıklayın. Girişin bir önizlemesi iletişim kutusunun sağ tarafında görüntülenir..

“Adres” girişini seçtikten sonra, “Yapı taşları” listesinin altındaki “Özellikleri Düzenle” seçeneğini tıklayın..

Otomatik Metin girdisini oluşturduğunuzdakiyle aynı iletişim kutusu görüntülenir; ancak şimdi “Modify Building Block” olarak adlandırıldı. “Seçenek” i “Paragrafa içerik ekle” olarak değiştireceğiz, böylece imleç başka bir satırın sonunda olsa bile, adres her zaman ayrı bir satırdan başlayarak eklenir. Değişikliği yaptıktan sonra “Tamam” ı tıklayın..

AutoText girişini değiştirilmiş olanla değiştirmek istediğinizi onaylayan bir onay iletişim kutusu tekrar görüntülenir. “Evet” e tıklayın.

Otomatik Metin Girişi Nasıl Silinir

Artık bir Otomatik Metin girişine ihtiyacınız olmadığını keşfederseniz, bunu yapı taşları koleksiyonundan silebilirsiniz. Bir Otomatik Metin girişini silmek için, son bölümde açıklandığı gibi “Yapı Taşları Düzenleyicisi” iletişim kutusunu açın. Silmek istediğiniz Otomatik Metin girişini seçin ve “Yapı taşları” listesinin altındaki “Sil” e tıklayın..

Seçilen bina bloğunu silmek istediğinizden emin olup olmadığınızı soran bir onay iletişim kutusu görüntülenir, bu durumda bir Otomatik Metin girişi. Girişi silmek için “Evet” e tıklayın. “Yapı Taşları Düzenleyicisi” iletişim kutusuna döneceksiniz. Kapatmak ve belgenize dönmek için “Kapat” ı tıklayın..

Özel bir şablon kullanılırken Otomatik Metin bir tuhaflığa sahip görünüyor. Otomatik Metin girişlerini özel bir şablona ekleme test ettik, ancak o şablonu temel alan yeni bir belge oluştururken, Otomatik Metin girişi kullanılamaz. Ancak, Normal şablonu temel alan yeni bir belge oluşturduktan ve özel şablonu o belgeye eklediğimizde, Otomatik Metin girişi kullanılabilirdi. Bu nedenle, Otomatik Metin girişlerini kendi özel şablonunuza kaydetmek istiyorsanız, onları oluşturduktan sonra şablonu belgelerinize eklediğinizden emin olun, aksi takdirde Otomatik Metin girişleriniz kullanılamaz. Aksini keşfederseniz, lütfen yorumlarınızı bize bildirin..

Word'ün eski sürümleri (2003 ve önceki), Otomatik Metin girişlerini bir şablondan diğerine kopyalamanıza izin verdi. Ancak, Word 2007'den itibaren, bu işlev kaldırıldı.