Excel'de Veri Girişini Veri Doğrulama ile Kısıtlama

Excel elektronik tablolarını diğer insanlardan veri toplamak için kullanıyorsanız, ancak dikkatlice planlanmış hücrelerinizi yanlış bilgi türleriyle doldurduklarını tespit ederseniz, veri doğrulama size yardımcı olabilir.

Bu araç, belirli hücreleri yalnızca doğru biçimlendirilmiş verilere izin verecek şekilde kısıtlamanıza izin verir. Eğer birisi orada olması gerekmeyen bir şeye girerse, gider raporunda “15.68 $” yerine “havaalanında öğle yemeği” - Excel, doğru olana kadar girişi reddeder. İnsanların zamanınızı boşa harcamamasını sağlamak için pasif agresif bir yöntem olarak düşünün.

Örnek olarak, İşte Nasıl Yapılır Geek için temel gider raporu çalışma sayfası. İnsanların yalnızca para birimi olarak biçimlendirilmiş sayısal değerleri (yani, bazı basamaklar, ardından ondalık nokta, ardından iki basamak), belirli hücrelere girdiklerinden emin olmak istediğimizi varsayalım..

İlk önce, kısıtlamak istediğiniz tüm hücreleri seçin..

Şeritte "Veri" sekmesine geçin ve sonra "Veri Doğrulama" düğmesini tıklayın. Pencereniz tam boyutta değilse ve etiketleri göremiyorsanız, iki yatay kutu, yeşil bir onay işareti ve kırmızı bir çapraz daire bulunan simgedir..

Veri Doğrulama penceresinde, “Ayarlar” sekmesinde, “İzin Ver” açılır menüsünü tıklayın. Burada, seçtiğiniz hücrelere izin vermek için belirli bir giriş türü belirleyebilirsiniz. Gider raporumuzda, kullanıcıların iki ondalık değerle bir sayı girmelerinde ısrar edeceğiz, bu nedenle “Ondalık” seçeneğini seçelim. Ayrıca, bir hücrenin metin, saat veya tarih, belirli bir uzunluktaki metin veya kendi özel doğrulama bilgilerinizi içerdiğinden emin olmak gibi başka ölçütler de seçebilirsiniz..

“İzin Ver” açılır menüsünde hangi veri türünü seçerseniz seçin, “Ayarlar” sekmesinin geri kalan kısmında kullanabileceğiniz seçenekleri değiştirir. Para birimine karşılık gelen sayısal bir değer istediğimiz için, “Veri” açılır menüsünü “ara” ayarına getiriyoruz. O zaman, ihtiyaçlarımızı karşılamak için fazlasıyla yeterli olan, minimum 0.00 ve maksimum 10000.00 değerlerini yapılandırıyoruz..

Bunu test etmek için, doğrulama ayarlarını uygulamak için “Tamam” ı tıklayın ve ardından uygunsuz bir değer girmeyi deneyin. Örneğin, öğün ücreti yerine Kahvaltı değeri için "krep" yazarsak, bir hata mesajı alırız.

Bu, insanları yalnızca doğru veri türünü girme konusunda kısıtlamakla birlikte, onlara ne tür veri gerektiğine dair geri bildirimde bulunmaz. Öyleyse, onu da ayarlayalım..

Veri Doğrulama penceresine geri dönün (Şeritte Veri> Veri Doğrulama). Burada iki seçeneğiniz var (ve isterseniz ikisini de kullanabilirsiniz). Açılır bir araç ipucunun, kullanıcılara veri doğrulamanın açık olduğu bir hücreyi seçtiğinde istedikleri veri türünü göstermesi için “Girdi Mesajı” sekmesini kullanabilirsiniz. Yanlış türde veri girdiklerinde gördükleri hatayı özelleştirmek için “Hata Uyarısı” sekmesini de kullanabilirsiniz..

Önce “Giriş Mesajı” sekmesine geçelim. Burada “Hücre seçildiğinde giriş mesajını göster” seçeneğinin açık olduğundan emin olun. Ardından, giriş araç ipucunuza bir başlık ve bir miktar metin verin. Aşağıda görebileceğiniz gibi, hücrelerin yalnızca birine tıklamak, insanların ne olacağını bilmelerini sağlayan bir mesaj çıkar..

“Hata Uyarısı” sekmesinde, kişilerin yanlış türde veri girdiklerinde gördükleri hata mesajını özelleştirebilirsiniz. “Geçersiz veriler girildikten sonra hata uyarısını göster” seçeneğinin açık olduğundan emin olun. Hata stiliniz için “Stil” açılır penceresinden bir stil seçin. Mesajın ne kadar güçlü görünmesini istediğinize bağlı olarak bir Durdurma (X ile kırmızı daire), Uyarı (ünlem işaretli bir sarı üçgen) veya Bilgi (küçük harf “i” ile mavi daire) ile gidebilirsiniz..

Mesajınız için bir mesaj yazın, mesajın metni yazın ve sonra bitirmek için “Tamam” a basın..

Şimdi, eğer birisi yanlış veri girmeye çalışırsa, bu hata mesajı biraz daha yararlıdır (veya tercih ederseniz alaycı).

Veri doğrulama işlemini ayarlamak biraz fazladan çalışma gerektirir, ancak diğer insanlardan veri toplamak için elektronik tablolar kullanıyorsanız, bu işlem size çok zaman kazandırabilir. Kendi hatalarını önlemek için bile faydalıdır. Ve bu verilere dayanan formüller veya herhangi bir otomasyon görevi ayarladıysanız bu durum iki kat daha doğrudur..