Kurallar kullanarak Outlook'ta E-postaları Otomatik Olarak Klasörlere Taşı

Bu yayında, gelen postanın otomatik olarak ayrı klasörlere taşınmasını sağlayarak Outlook e-postanızı nasıl daha iyi yönetebileceğinize bir göz atacağız. Hergün çok fazla e-posta alırsanız, bu çok zaman kazandırabilir.

E-postaları Gelen Kutusundan kategorilere ayrılmış klasörlere taşımak için haftada bir saat harcamak yerine, e-posta kuralları gelen kutusu organizasyonunuzu otomatikleştirmeye yardımcı olacaktır. Bu, Gmail’de etiket ve filtre kullanmaya çok benzer.

E-posta kuralları karmaşık görünebilir ve gerçekten karmaşık bir sıralama yapmak istiyorsanız, ancak iş e-postalarını otomatik olarak Çalışma klasörüne taşımak istiyorsanız, o zaman çok kolay..

Kuralların yararlı olması için, önce e-postanızı, Projeler, İş, Aile vb. Gibi kategorilere ayırmak için Gelen Kutunuzun altında bazı klasörler oluşturmalısınız..

Üzerine sağ tıklayarak klasörler oluşturabilirsiniz. Gelen kutusu veya herhangi bir klasör ve seçme Yeni dosya. Aşağıdaki yordam Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 ve Office 365'te çalışır..

Outlook Kurallarını Ayarla

Şimdi başlamak için, Outlook’u açın, tıklayın. Dosya sekmesini görürsünüz ve Kuralları ve Uyarıları Yönet aşağı doğru düğmesi.

Kurallar ve Uyarılar ana penceresi görünür ve varsayılan olarak Outlook sürümünüze bağlı olarak oluşturulmuş bir kural görebilirsiniz..

Buradan tıklayacaksınız Yeni kural ilk Outlook e-posta kuralınıza başlamak için düğmesine basın. Kural Sihirbazı iletişim kutusu açılacak ve size bazı genel kural şablonları gösterecektir..

Bunlar en yaygın olanları ve muhtemelen ihtiyaç duyacağınız her şey. En yaygın kural listelenen ilk kuraldır, “İletileri birinden bir klasöre taşıma“. Devam et ve seç Sonraki.

Altında, altı çizili bir metnin bulunduğu "2. Adım:" adlı alt liste kutusunun dikkatini çekeceksiniz. Gerçekte, kuralı ayarlamak için tek yapmanız gereken, bağlantıların üzerine tıklamaktır. insanlar veya genel grup ve belirtildi e-posta adresini ve bu e-postaların gitmesini istediğiniz yeri seçmek için.

Sonra tıklayabilirsiniz Bitiş ve bitti. Ancak, kuralı daha karmaşık hale getirmek istiyorsanız, Sonraki size bir sürü seçenek daha verecek:

Üst liste kutusundaki farklı koşulları kontrol ettiğinizde, alttaki kural açıklaması da daha fazla köprü içerecektir. E-posta gövdesinde belirli kelimeleri arayan kurallar bile oluşturabilir ve daha sonra bu e-postalarda işlem yapabilirsiniz..

Bir sonraki göreviniz her köprüye tıklamak ve e-posta adresleri, klasörler vb. Gibi ilişkili değerleri seçmektir. Yukarıdaki örnekte, tıklamak istersiniz insanlar veya genel grup ve bir e-posta adresi seçin.

Sonra kelimeye tıkla belirtildi ve e-postanın taşınmasını istediğiniz klasörü tıklayın veya tıklayın. Yeni ve o anda vurgulanan klasörün altında yeni bir klasör oluşturulur..

Şimdi kuralın gerçek değerleriyle güncellenmiş alt kısmı göreceksiniz.

İleri'ye tıkladığınızda, kural için daha fazla eylem ayarlayabilirsiniz. Basit bir kuralsa normalde bunu yalnız bırakabilirsiniz, ancak ses çalmak, e-postayı iletmek, bir kopyasını çıkarmak, e-postayı yazdırmak, başka bir program başlatmak, bir komut dosyasını çalıştırmak vb. , sonra hepsini bu ekranda yapabilirsiniz.

Click Sonraki İşiniz bittiğinde ve size İstisnalar iletişim kuralı, bu kuralı işlemek için hangi koşulları istediğinizi seçebilirsiniz. Bazı benzersiz durumlarınız yoksa, varsayılanı boş bırakabilirsiniz..

İleri'yi tıkladığınızda kural sihirbazının sonuna ulaştık! Kurala "Arkadaşlar E-postasını Taşı" gibi bir ad verin, böylece daha sonra baktığınızda ne yaptığını bilirsiniz.

Ardından Gelen Kutunuzda yeni kuralınıza uygun olan e-postalarınız varsa, “Bu kuralı zaten Gelen Kutusundaki mesajlarda çalıştırın“. Diğer her şeyi varsayılan olarak bırakıp Bitiş!

Artık insanlar, bültenler, banka / kredi kartı beyannameleri ve Outlook e-postanızı daha verimli bir şekilde yönetmeye başlamak için ne düşünürseniz düşünün! Keyfini çıkarın!