Excel'de Verileri Süzme
Kısa süre önce Excel'deki özet işlevlerinin büyük miktarlarda verileri kolayca özetlemek için nasıl kullanılacağı hakkında bir makale yazdım, ancak bu makale çalışma sayfasındaki tüm verileri hesaba kattı. Ya yalnızca bir veri alt kümesine bakmak ve veri alt kümesini özetlemek istiyorsanız?
Excel'de, filtrenizle eşleşmeyen satırları gizleyecek sütunlarda filtreler oluşturabilirsiniz. Ayrıca, yalnızca filtrelenmiş verileri kullanarak verileri özetlemek için Excel'deki özel işlevleri de kullanabilirsiniz..
Bu makalede, size Excel'de filtre oluşturma ve bu filtrelenmiş verileri özetlemek için yerleşik işlevler kullanma adımlarını anlatacağım.
Excel'de Basit Filtreler Oluşturma
Excel'de, basit filtreler ve karmaşık filtreler oluşturabilirsiniz. Basit filtrelerle başlayalım. Filtrelerle çalışırken, etiketler için kullanılan her zaman en üstte bir satır olmalıdır. Bu satırın olması şart değildir, ancak filtrelerle çalışmayı biraz daha kolaylaştırır.
Yukarıda, sahte verilerim var ve üzerinde bir filtre oluşturmak istiyorum Kent sütunu. Excel'de, bunu yapmak gerçekten çok kolay. Devam et ve üzerine tıkla. Veri Şeritte sekmesini tıklayın ve ardından filtre buton. Sayfadaki verileri seçmek zorunda değilsiniz ya da ilk satıra tıklayın..
Filtre'yi tıkladığınızda, ilk satırdaki her sütun otomatik olarak en sağda küçük bir açılır düğmeyi ekler.
Şimdi devam edin ve Şehir sütunundaki açılır oka tıklayın. Aşağıda anlatacağım birkaç farklı seçenek göreceksiniz..
En üstte, tüm satırları Şehir sütunundaki değerlere göre hızlı bir şekilde sıralayabilirsiniz. Verileri sıraladığınızda, yalnızca Şehir sütunundaki değerleri değil, tüm satırın taşınacağını unutmayın. Bu, verilerinizin eskisi gibi bozulmadan kalmasını sağlayacaktır..
Ayrıca, kimliğe ID adı verilen bir sütun eklemek ve çalışma sayfanızdaki satırlardan birine kadar numaralandırmak iyi bir fikirdir. Bu şekilde, her zaman kimlik sütununa göre sıralayabilir ve verilerinizi orijinal olarak aynı sıraya göre geri alabilirsiniz, bu sizin için önemliyse.
Gördüğünüz gibi, elektronik tablodaki tüm veriler artık Şehir sütunundaki değerlere göre sıralanıyor. Şimdiye kadar hiçbir satır gizlenmedi. Şimdi filtre iletişim kutusunun altındaki onay kutularına bir göz atalım. Örneğim, Şehir sütununda yalnızca üç benzersiz değerim var ve bu üç listede var..
Devam ettim ve iki şehri kontrol ettim ve birini kontrol ettim. Şimdi sadece 8 satır veri gösteriliyor ve gerisi gizlendi. En soldaki satır numaralarını kontrol ediyorsanız filtrelenmiş verilere kolayca baktığınızı söyleyebilirsiniz. Kaç tane sıranın gizlendiğine bağlı olarak, birkaç ekstra yatay çizgi göreceksiniz ve sayıların rengi mavi olacaktır..
Şimdi sonuç sayısını daha da azaltmak için ikinci bir sütuna filtre uygulamak istediğimi varsayalım. C sütununda, her ailede toplam üye sayısına sahibim ve sadece ikiden fazla üyeli ailelerin sonuçlarını görmek istiyorum..
Devam edin ve C Sütunundaki açılır oka tıklayın; sütundaki her bir benzersiz değer için aynı onay kutularını göreceksiniz. Ancak, bu durumda, tıklamak istiyoruz Sayı Filtreleri ve sonra üzerine tıklayın Büyüktür. Gördüğünüz gibi, bir sürü başka seçenek var..
Yeni bir iletişim kutusu açılır ve burada filtrenin değerini yazabilirsiniz. Ayrıca bir AND veya OR işleviyle birden fazla ölçüt ekleyebilirsiniz. Örneğin, değerin 2'den büyük ve 5'e eşit olmadığı satırlar istediğinizi söyleyebilirsiniz, örneğin.
Şimdi sadece 5 satır veriye düşüyorum: sadece New Orleans ve 3 veya daha fazla üyeye sahip aileler. Yeterince kolay? Bir sütundaki filtreyi, açılır menüyü tıklatarak ve ardından düğmeyi tıklatarak kolayca silebileceğinizi unutmayın. “Sütun Adı” ndan Filtreyi Temizle bağlantı.
Yani bu Excel'de basit filtreler için bu konuda. Kullanımı çok kolaydır ve sonuçlar oldukça açıktır. Şimdi karmaşık filtrelere göz atalım. ileri filtreler iletişim kutusu.
Excel'de Gelişmiş Filtreler Oluşturma
Daha gelişmiş filtreler oluşturmak istiyorsanız, kullanmanız gerekir. ileri süzgeç iletişim kutusu. Örneğin, New Orleans'ta yaşayan tüm aileleri ailelerinde 2'den fazla üyesi olan görmek istiyorum diyelim. VEYA Clarksville'deki bütün aileler, ailelerinde 3'ten fazla üyesi var. VE sadece bir olanlar .EDU biten e-posta adresi. Şimdi bunu basit bir filtreyle yapamazsınız.
Bunu yapmak için, Excel sayfasını biraz farklı kurmamız gerekiyor. Devam edin ve veri kümenizin üstüne birkaç satır ekleyin ve başlık etiketlerini tam olarak aşağıda gösterildiği gibi ilk satıra kopyalayın.
Şimdi burada gelişmiş filtrelerin çalışması. Kriterlerinizi önce üstteki sütunlara yazmanız ve ardından ileri altındaki düğme Sırala ve Filtrele üzerinde Veri çıkıntı.
Peki bu hücrelere tam olarak ne yazabiliriz? Tamam, öyleyse örneğimize başlayalım. Sadece New Orleans veya Clarksville'den gelen verileri görmek istiyoruz, öyleyse bunları E2 ve E3 hücrelerine yazalım..
Değerleri farklı satırlara yazdığınızda, OR anlamına gelir. Şimdi New Orleans ailelerinin ikiden fazla üyesi ve Clarksville ailesini 3'ten fazla üyesi istiyoruz. Bunu yapmak için yazın > 2 C2’de ve > 3 C3 içinde.
> 2 ve New Orleans aynı sırada olduğundan, bir AND operatörü olacaktır. Aynısı yukarıdaki 3. satır için de geçerlidir. Son olarak, sadece .edu biten e-posta adresi olan aileleri istiyoruz. Bunu yapmak için, sadece yazın * .edu hem D2 hem de D3 içine. * Sembolü, herhangi bir sayıda karakter anlamına gelir..
Bunu yaptıktan sonra, veri kümenizdeki herhangi bir yeri tıklayın ve ardından ileri buton. Liste Sıralamasıe düğmesi, Gelişmiş düğmesine basmadan önce içine tıkladığınızdan beri veri kümenizi otomatik olarak çözecektir. Şimdi sağındaki küçük küçük düğmeye tıklayın. Ölçüt aralığı buton.
A1'den E3'e kadar olan her şeyi seçin ve ardından Gelişmiş Filtre iletişim kutusuna dönmek için aynı düğmeyi tekrar tıklayın. Tamam'ı tıklayın; verileriniz şimdi filtrelenmeli!
Gördüğünüz gibi, şu anda bu kriterlerin tümüne uyan sadece 3 sonucum var. Ölçüt aralığının etiketlerinin, bunun çalışması için veri kümesi etiketleriyle tam olarak eşleşmesi gerektiğini unutmayın..
Açıkçası bu yöntemi kullanarak daha karmaşık sorgular oluşturabilirsiniz, bu nedenle istediğiniz sonuçları elde etmek için onunla uğraşın. Son olarak, filtrelenmiş verilere toplama işlevlerini uygulama hakkında konuşalım..
Filtrelenmiş Verileri Özetleme
Şimdi, filtrelenmiş verilerimdeki aile üyesi sayısını özetlemek istediğimi varsayalım, bunu nasıl yapardım? Peki, filtreyi tıklayarak temizleyelim. Açık Şeritte düğmesini. Endişelenmeyin, yalnızca Gelişmiş düğmesini tıklatarak ve tekrar Tamam düğmesini tıklatarak gelişmiş filtreyi yeniden uygulamak çok kolaydır.
Veri setimizin en altına, adında bir hücre ekleyelim. Genel Toplam ve sonra toplam aile üyelerini toplamak için bir toplama işlevi ekleyin. Örneğimde az önce yazdım = TOPLAM (C7: C31).
Yani bütün ailelere bakarsam toplam 78 üyem var. Şimdi devam edelim ve Gelişmiş filtremizi yeniden uygulayalım ve ne olacağını görelim.
Tüh! Doğru sayıyı göstermek yerine 11, hala toplam 78 olduğunu görüyorum! Neden? Peki, TOPLA işlevi gizli satırları yoksaymaz, bu yüzden hala tüm satırları kullanarak hesaplama yapıyor. Neyse ki, gizli satırları yoksaymak için kullanabileceğiniz birkaç işlev var..
İlk olarak ARA TOPLAM. Bu özel işlevlerden herhangi birini kullanmadan önce, filtrenizi silmek ve ardından işlevi yazmak isteyeceksiniz.
Filtre temizlendikten sonra devam edin ve = SUBTOTAL ( ve bir sürü seçenekle birlikte açılan bir kutunun görünmesini sağlamalısınız. Bu işlevi kullanarak, önce bir sayı kullanarak kullanmak istediğiniz toplama işlevinin türünü seçersiniz..
Örneğimizde kullanmak istiyorum SUM, bu yüzden 9 sayısını yazabilir veya açılır listeden tıklamanız yeterlidir. Sonra bir virgül yazın ve hücre aralığını seçin.
Enter tuşuna bastığınızda, 78 değerinin öncekiyle aynı olduğunu görmelisiniz. Ancak, filtreyi şimdi tekrar uygularsanız, 11!
Mükemmel! Tam olarak istediğimiz bu. Artık filtrelerinizi ayarlayabilirsiniz ve değer her zaman yalnızca o anda gösterilen satırları yansıtır..
SUBTOTAL işleviyle tamamen aynı çalışan ikinci işlev AGREGA. Tek fark, AGGREGATE işlevinde gizli satırları yoksaymak istediğinizi belirtmeniz gereken başka bir parametre olmasıdır..
İlk parametre kullanmak istediğiniz toplama fonksiyonudur ve SUBTOTAL ile olduğu gibi, 9 TOPLANTI fonksiyonunu temsil eder. İkinci seçenek, gizli satırları yoksaymak için 5 yazmanız gereken yerdir. Son parametre aynıdır ve hücre aralığıdır.
AGGREGATE işlevini ve MODE, MEDIAN, ORTALAMA, vb. Diğer işlevleri nasıl kullanacağınızı öğrenmek için özet işlevler hakkındaki makalemi okuyabilirsiniz..
Umarım, bu makale size Excel'de filtre oluşturmak ve kullanmak için iyi bir başlangıç noktası verir. Herhangi bir sorunuz varsa, yorum yazmaktan çekinmeyin. Keyfini çıkarın!
