Anlamsız Toplantılar Yapmamaya İlişkin 6 Tavsiye
İster geçici, isterse de planlı bir toplantı olsa da, çoğu toplantı işlerin yapılması konusunda hiç yardımcı olmuyor. Projeye dahil olan herkesin, oturup ortaya çıkan sorunları çözmek için oturup, sonra bunları çözmek için beyin fırtınası yapmanın bir şekilde yardımcı olacağını düşünebilirsiniz. WebEx'teki bu adamlar toplantıların anlamsız olduğunu söylüyorlar. Ve birçoğunuzun hemfikir olduğuna kesinlikle eminim, çünkü biri gitti ve bunu yaptı: sadece toplantılar yaparak ne kadar para israfını hesaplamak için bir hesap makinesi!
Şaka bir yana, kötü bir şekilde yönetilen bir toplantı çalışanlara yapmaları için para aldıklarından uzaklaşacak, telefonları katılımsız bırakarak e-postaları cevapsız bırakacaktır. Ve hepsinden kötüsü, çoğu zaman, insanlar toplantıdan uzaklaşmaktan daha fazlasını yapacak - harika, tam ihtiyacım olan şey, yapacak daha çok şey. Ancak bu, toplantıların tamamen iş yerinden yapılması gerektiği anlamına gelmiyor. İşte toplantıda işleri hızlandırmaya yardımcı olacak bazı öneriler.
1. Altmış dakikada gitti
Toplantıların bir saatten uzun sürmesi suç olmalı. Heck, bir olmalı günah için tarifeli o kadar sürecek toplantılar. Mantık basittir: Çalışanlarınızı işlerinden uzağa götürmenin anlamı nedir ki? konuşma ne yaptıkları hakkında?
(Resim Kaynağı: Fotolia)
Bu sadece bir raporsa, size her zaman bir teklif gönderebilir veya 23 KB'lik bir e-posta eki ile bunu yapabilir. İstediğiniz tek şey döngüde tutulmaksa, bölüm başkanını ofisine getirin ya da işten sonra onunla bir cuppa alın, ihtiyacınız olan bilgiyi alın ve 15 dakika sonra tekrar vahşi doğada bırakın..
Haftalık ilerleme toplantıları pek yararlı olmayabilir, çünkü çoğu işin meyve vermesi için bir haftadan daha uzun sürmesi gerekir. olur rapor edecek bir şeyimiz yoksa, sadece oturup oturup birbirinize bakıp aptal olmak.
Önemli olan: Toplantılar, süreçleri geciktirmek yerine üretkenliği arttırmalıdır. Her toplantıyı önemli yapın ve saymalarını sağlayın.
2. Nod-ders, uzak dur
Genelde bir kişinin konuştuğu ve herkesin aynı fikirde olduğu birçok toplantı var. konuşmaer. Toplantılar sadece insanların yankı duyduklarını duymak için orada olsaydı, herkesin başını sallayabilmesi için toplantı odasında konuşmacının kaydını da koyabilirsiniz..
(Resim Kaynağı: Fotolia)
Bunu düzeltmek için, odada sadece karar vericiler var. Ve sen akıllarını konuşmaktan korkmayanları istiyorsun. Bakanlığınız için bütçenin bir kısmı için savaşacak olan yöneticinin orada olmasını istiyorsunuz. Sizin adınıza konuşma ile ekstra ve ilgisiz iş yükünü azaltabilecek yöneticinin olmasını istiyorsunuz. Cesur amirinin patronuna "Hayır" demesini istiyorsun., baba. Biz değil Sana yeni bir araba aldım. Takım bu yıl Bangkok'a gitmek istiyor ve uçuşta şampanya içeriz! "
Önemli olan: Bir toplantıda sıkışıp kalacaksanız, alınan kararlarda biraz çeşitlilik olması, saatinize değecektir.
3. Tekrar ne hakkında konuşuyoruz??
Bir toplantı sırasında kaç kez akranlarınızdan birinin yöneticinize elinizdeki konuyla ilgisiz bir şey sormasını sağlayın ve en azından bir (diğer) saatinizi telefonunuzla uğraşırken anlamaya çalışarak rahatsız etmemeye çalışarak anlamaya çalışırlar.?
Ani bir soru ile birinin düşüncelerini rayından çıkarması alışılmadık bir durum değil, ancak bu soruyu yanıtlayarak ve gündem listesindeki diğer tüm konuları cevapsız kılmanız halinde, bu, personelin geri kalanının verimliliğini etkileyecektir..
(Resim Kaynağı: Fotolia)
Bir noktaya sahip olmak sınırlı Her toplantıda ulaşılacak gündem sayısı ve toplantıya başkanlık edenlerin önceden belirlenmiş gündemlere ulaşmasını sağlamak; ne fazla ne az. Gündemin mümkün olan en kısa sürede giderilmesi için altmış dakikalık işareti itici güç olarak kullanın. Katılması gereken başka şeyler varsa ve sadece arasındaysa bir kaç kişi toplantı odasının içinde oturan tüm ekip yerine, toplantıdan önce veya sonra dışarı çıkmalarını isteyin..
Önemli olan: Toplantılarınızı değerli kılmak için yolda kalın.
4. Fikirler ucuzdur; çözümlerle gel
Hiçbir şey, boş bir akla gelen katılımcılara sahip olmaktan ibaret bir toplantıya kötü bir son vermez. Günümüzde, boş öneriler sadece kesmeyecek. Patronlar takip kayıtlarını istiyor. Yöneticiler yatırım getirisi istiyor. Yöneticiler fizibilite istiyor. Ve sadece yanan ampul istemiyorlar, bunun bir fikir olduğunu kanıtlamak istiyorlar kutu ve irade iş. Bu kanıtı alabilmek için önce araştırmanı yapmalısın..
(Resim Kaynağı: Fotolia)
Yapmadığın zaman, bu olur.
Ashkin Fureit: Biliyor musun, bence yeni bir tedarikçiye geçmeyi denemeliyiz.Sen: Aklında kim var?Ashkin Fureit: Oh, yeni tedarikçi tanımıyorum. Ben her zaman geç kaldığı için yenisine geçmenin iyi bir fikir olacağını düşündüm..
Grup bir sonraki gündeme geçmeden önce 15 dakika daha harcayarak topu tekrar geçmeye başlar. Bir sonraki toplantıda, aynı tedarikçi hala kullanılıyor.
Eğer Ashkin elinde halihazırda alternatif tedarikçilerin temaslarını, tekliflerini ve teklif edilen teslim tarihlerini elinde tutsaydı, ekip oraya ve daha sonra hangi yeni tedarikçiyi alacağına karar verebilirdi. Bu problem beş dakikadan daha kısa sürede çözülecekti.
Önemli olan: Fikirlerin sahipliğini al ve ilerlemeye başla. Başkalarının gerçekleştirmesini beklemek için mükemmel fikirler önermekten vazgeç.
5. Crystal clear sadece kesebilir
Yöneticinizden bir şey söylediğini ancak duyduklarınız olmadığını düşünerek bir toplantıdan ne sıklıkla çıkıyorsunuz? Temizlenmeden önce her şeyi temizleyin. Eğer iletişim kalıcı bir problemse, odada diğer tanıklarınız varken yöneticinizin kendisini tekrar etmesi iyi bir fikirdir..
(Resim Kaynağı: Fotolia)
Önemli olan: Hepiniz farklı hedef noktalarında koşmaya başlamadan önce takımınızın hedeflerini netleştirin.
Bu işe yaramazsa, bir sonraki ipucunu deneyin.
6. bana bir dakika ver
Toplantı tutanakları, işleri nasıl doğru yapacağınızı biliyorsanız, işleri yürütmek için harika bir araçtır. Yeni başlayanlar için, bir çok şeye sahip olması gerekir: neye karar verildi; yapılması gerekenler ve bunu yapmaktan kimin sorumlu olduğu; ve bunun için son tarihler. Birincisi, toplantının bir şey için gerçekten faydalı olmasını sağlayacak, ikincisi herkesin kendi rollerini üstlenmesini sağlar ve üçüncü olarak kelimenin tam anlamıyla onları terletir..
(Resim Kaynağı: Fotolia)
Toplantı odasında ne olduğunu bilmeden ortaya çıkarsanız, dakika size ve diğer herkesin rulmanlarınızı doğru bulmasına yardımcı olacaktır. Aksi takdirde, toplantılar ne içindir??
Önemli olan: İşler mürekkeplendiğinde kimse dalga geçmez.
Sonuç
Kişi genellemekten daha iyi bilir, bu yüzden toplantılar hakkındaki görüşlerinizi bilmek isterim: çalışıyorlar mı? Bugünün işyerinde gerekli mi? Ofisiniz, ofis toplantısı olan haftalık veya aylık ayin ayininden vazgeçti mi? Aşağıdaki yorum bölümünde düşüncelerinizi paylaşın.
