Acemi Outlook 2013'te Görevler Nasıl Oluşturulur ve Yönetilir

Sürekli gelişen bir yapılacaklar listesine sahip beyaz tahta veya not defteri bulunan kişilerden biriyseniz ya da masanız ve monitörleriniz Post-it® önemli olayları hatırlatan, o zaman bu sizin için makale.

Outlook, son tarihler, hatırlatıcılar, kategoriler ve diğer şeyler gibi her türlü şeyi yapabileceğiniz görevlerden oluşan yapılacaklar listesi yapmanıza izin verir. Bütün mesele, etkileşime girebileceğiniz ve sizi dürüst tutacak daha aktif bir görev listesi oluşturmaktır..

Görevler Görünümünde Çalışma

Son zamanlarda Outlook 2013'ün çeşitli inceliklerini tartıştık, bu nedenle eğer yeniyseniz, tanıtımımızı okumanızı öneririz.

Aksi halde, Görevler görünümüne kadar Outlook'u açın ve etrafa bir göz atın. İlk bakışta, oldukça boş ve çorak olduğunu fark edeceksiniz. Çünkü henüz yapmamız gereken çok şeyi doldurmadık ve kaçmamız gerekiyor..

Size bir profesyonel gibi Görevlerin nasıl kullanılacağını gösterip, yaşamınızı Outlook ile daha da organize edelim. Biraz zaman ve çalışma ile, gerektiğinde size hatırlatmak için ayarlayabileceğiniz kapsamlı bir görevler grubuna sahip olacaksınız veya bunları başka bir kişiye atayabilirsiniz.!

Görev ekleme

Başlamak için, görevler eklemek isteyeceksiniz. Sol tarafta tanıdık bir klasör bölmesi olduğunu fark edeceksiniz. Bu görünüme yeni klasörler ekleyebilir ve ardından görevlerinizi kategoriler halinde düzenleyebilirsiniz. Yeni bir klasör grubu bile oluşturabilirsiniz, böylece görevlerinizi gerekirse mesleki ve kişisel yaşamınız arasında tekrar ayırabilirsiniz..

Başlamak için, bir görev klasörü grubunun Görevlerim'i ve iki alt görev klasörünü çağırdığını göreceksiniz: Yapılacaklar Listesi ve Görevler. En üstteki klasöre sağ tıklarsak, Çalışma Görevlerini adlandıracağımız “Yeni Klasör Grubu” oluşturabiliriz..

“Yeni bir görev eklemek için buraya tıklayın” seçeneğini tıklayarak hızlı bir görev ekleyebilir veya Giriş şeridinde “Yeni Görev” seçeneğini tıklayabilirsiniz. Birkaç seçenek uygulayabileceğiniz aşağıdaki adsız görevi inceleyin, Görev, Ayrıntıları göster ve yönet.

Görevimizi bir miktar temel ayrıntıyla dolduralım ve sonra “Kaydet ve Kapat” ı tıklayın. Başlangıç ​​tarihinizi, bitiş tarihinizi (varsa), durumu, önceliği ve tamamlama yüzdesini seçebilirsiniz. Ayrıca “Hatırlatıcı” kutusunu işaretleyebilir ve görevinizin ne zaman geleceğini bildirerek Outlook’un size bildirmesini sağlayabilirsiniz..

Görevleri Görüntüleme, Değiştirme ve Güncelleme

Birkaç görev oluşturduktan sonra, Görevler görünümümüzde listelendiklerini görebiliriz. Son tarihi değiştirme veya kategori atama gibi bazı temel bilgileri kullanabilirsiniz, ancak gerçekten görüntülemek ve düzenlemek istiyorsanız, açmak için çift tıklatmanız gerekir..

İşte görevimiz bir kez daha. Durum ya da öncelik gibi değişiklikler yapabiliriz ya da “Detaylar” düğmesine tıklayabiliriz..

Görevle ilgili başka detaylar varsa, onları burada doldurabilirsiniz. Bu çoğu insan için geçerli olmasa da, bağımsız yükleniciler veya danışmanlarla ilgileniyorsanız, o zaman bu size yaklaşık olarak ne kadara mal olduklarını takip etmek için harika bir yerdir..

Nükslere geçmeden önce bahsedebileceğimiz birkaç şey daha var. Görev arabiriminde endişelenirken, takip etmeye değmeyeceğine karar verirseniz, görevi silebileceğini veya iletebileceğini veya sırasıyla bir başkasının giriş yapmasını istediğinize dikkat edin..

Ayrıca, tamamlandı olarak işaretleme, atama ve durum raporu gönderme gibi görevleri de yönetebilirsiniz. Bunun hakkında kısaca konuşacağız. Şimdilik, tekrar eden görevleri nasıl ayarlayacağımızı kısaca gözden geçirelim..

Tekrarlayan Görevlerle Çalışma

Yinelenen bir görev oluşturmak, yinelenen bir randevu veya yinelenen bir toplantı oluşturmakla aynıdır. “Yinelenme” düğmesine tıkladığınızda gördüğünüz iletişim muhtemelen oldukça tanıdık gelecektir.

İşte işte, her hafta Çarşamba günü tekrarlanan, görüşümüz sona ermeyen “işlerle ilgili konuşmalar” görevimiz. Ayrıca, görevin tekrar ettiği zaman görevi tamamlamazsanız bile, bir tane daha oluşturulacağını unutmayın..

Bunu, x gününde otomatik olarak tekrarlamak yerine, geçerli görev tamamlanana kadar görevi yeniden oluşturmayacak olan “yeni görevi yeniden oluştur” seçeneğini belirleyerek geçersiz kılabilirsiniz..

Başka Birine Görev Atama

Her şey yolunda “iş hakkında konuşalım!” Görevimiz var, şimdi başkasına vermemiz gerek! Şeridin Görevi Yönet bölümündeki “Görev Ata” düğmesini tıklayın..

Bu, görevi başkalarına yönlendirebileceğiniz bir e-posta olarak açacaktır. Bu durumda, başka şeyler ile iş hakkında konuşmak için görev atayacağız, bu yüzden onlara e-posta göndereceğiz.

Adresi “Kime” alanına girmek isterseniz, şanslı adımı adres defterinizden alabilirsiniz. Adres defteri ayarlanmadı mı? Kişilerinizi Gmail’den Outlook’a nasıl içe aktaracağınızı da içeren rehber oluşturma ve yönetme hakkında bilgi edinin..

Bu alıcı “Kabul” veya “Reddet” seçeneğiyle bir e-posta alacak. Patronu üzmek istemiyoruz, bu yüzden devam edip görevi kabul edeceğiz. Ayrıca işlerden bahsetmek asla kötü bir fikir değildir.!

Son olarak, eğer o zamanki görevinizdeki ilerlemeler (veya eksiklikler) güçleri bilmek istiyorsa. Onlara bir durum raporu gönderebilirsin.

Genel olarak, ortalama bir ev Outlook kullanıcısı, işleri yerine getirme veya evdeki işleri işaretleme aracı olarak görevleri kullanma eğilimindedir, ancak görev yapma becerilerinizin tamamını bilmeniz yararlıdır. Şimdi Ev şeridinin geri kalanına geçelim ve oradan görevi yönetmek için neler yapabileceğinizi konuşalım..

Görevleri Yönetme ve Görünüme Göre Sıralama

Haftanız boyunca bazı işler yapılır, bazıları olmaz. Tamamladıklarınızı, tamamlandı olarak işaretleyebilir ve unutabilirsiniz. Ama alamadığınların bir şekilde yönetilmesi gerekecek, yoksa sürekli büyüyen bir görev listesi olacaksın.

Onları yönetmenin birkaç yolu var. Şeridin o alanına bakalım ve sonra bu araçlardan en iyi şekilde nasıl yararlanabileceğinizi gösterelim..

"Listeden Kaldır" düğmesini tıkladığınızda tamamlandı olarak işaretlenir ve listeden çıkarılır. Outlook, görevin tekrarlanması veya eksik olması gibi bir sorunla karşılaştığında, bu konuda ne yapmak istediğinizi soracaktır..

Ayrıca doğrudan görev listenizde gördüğünüz görevlerle de çalışabilirsiniz. Daha fazla bilgi için aşağıdaki ekran görüntüsüne göz atın. Tamamlandı olarak işaretlemek için bayrak simgesini tıklatabileceğinizi veya takip seçeneklerinizi görmek için sağ tıklayabileceğinizi görürsünüz.

Burada bir sonraki ekran görüntüsünde görüyorsunuz, “ayaklarımızla futbol izlerken etrafta oturup” görevimizin yarın olması gerekiyor, ancak önümüzdeki hafta da izlenmesi için bunu işaretledik. Bir takip görevi oluşturmak temel olarak, onu tamamlamanız için size en uygun zaman için çoğaltır. Bu durumda, yarının görevini tamamlamış veya kaldırılmış olarak işaretleyebiliriz, ancak bu yinelenen görev gelecek haftaya kadar devam eder.

Unutmayın, önceden belirlenmiş beş aralıktan birinden görevleri takip edebilir veya özel bir takip oluşturabilirsiniz..

Son olarak, görünümünüzü değiştirmek çok çeşitli görevler arasında dilime yardımcı olabilir. Şeritte gösterilmiyorsa, “Görünümü Değiştir” düğmesini tıklatabilir ve bu seçenekleri göreceksiniz.

İşte basit bir liste gibi görünebilir. Görünüm tamamlanma durumları veya kategoriler veya başka herhangi bir şey arasında ayrım yapmaz. Tüm geçmiş, şimdi ve gelecekteki görevlerinizi tek bir basit görünümde sunar..

Öte yandan, görüşümüzü aktif görevlere göre sıralarsak, işlerin bizim için büyük oranda daraltılmış olduğunu görürüz..

Görev görünümünüzü değiştirmeyi her zaman unutmayın; böylece maksimum verimlilik potansiyeli için bunları kolayca sıralayabilir veya gizleyebilirsiniz!

Görevler Seçenekleri

Son olarak, kendimizi görev seçenekleri hakkında bilgilendirelim ya da yeniden tanıyalım. Görev seçenekleri, ayarları değiştirmenize ve davranışlarını ve görünümlerini değiştirmenize olanak sağlar. Onlara “Seçenekler -> Görevler” i tıklatarak Dosya menüsünden ulaşabilirsiniz.

Son tarihler, gecikmiş ve tamamlanmış görev renkleri, çalışma saatleri ve diğer basit ince ayarlarla görevler hakkında hatırlatıcılar için seçenekler belirleyebilirsiniz. Artık gecikmiş görevlerin parlak mavi olmasını istiyorsanız veya günün sonunda başlangıç ​​yerine varsayılan hatırlatıcılar istiyorsanız, değişiklikleri burada yapabilirsiniz..

Anlayabileceğiniz gibi, Outlook çok yönlü bir uygulama olduğunu ortaya koyuyor ve henüz takvim oluşturma ve notlar hakkında konuşmadık bile! Organizasyon becerilerinizi birkaç adım daha yükseltmek için Görevler’i kullanabileceğinizi umuyoruz. Ayarlamaları ve atamaları gerçekten çok kolay ve bu hatırlatıcılara sahip olmak ve listenizdeki tüm şeyleri yavaşça kontrol etmek çok güzel.

Bu arada, sizden haber almak istiyoruz. Bize bırakmak istediğiniz bir sorunuz veya yorumunuz mu var? Tartışma forumumuza katılın ve ateş açın.