Acemi Outlook 2013'te Takvim Nasıl Oluşturulur, Yönetilir ve Paylaşılır

Sorumluluktan uzak bir yaşam sürdürmüyorsanız, güneş muhtemelen doğar ve günlük takviminize yerleşir. Günlük olarak neler döndüğünü bilmiyorsanız, kendinizi hızlı bir şekilde kaçırılan randevular ve sürpriz toplantılardan oluşan bir labirentte kaybolabilirsiniz..

Outlook'un Takvimlerinden bahsedelim, çünkü e-posta dışında (belki de zaman zaman daha fazla), düzenli ve üretken olmak, etkinlikleri yönetme ve işlerin yapılmasına dayanır. Outlook'un büyük aplomb ile yaptığı şeylerden biri, belki de diğer uygulamaların çoğundan daha iyidir, takvim oluşturmaktır. Outlook’un takvim işlevleri, etkinlik oluşturma, değiştirme ve paylaşma konusunda ikincildir.

Bu makale öncelikle basit konulara odaklanacak. Takvimlerinizi nasıl oluşturacağınızı ve yöneteceğinizi, randevular, toplantılar ekleyebileceğinizi ve kolay işbirliği için adres defterinizde başkalarıyla nasıl paylaşacağınızı göstereceğiz. İşimiz bittiğinde, e-posta veya rehber ve adres defterleri gibi temel bilgiler için Outlook'u kullanmanın ötesinde, takvimi yoğun yaşamınıza nasıl dahil edebileceğinizi ve ev ya da küçük ofisinizi nasıl geliştirebileceğinizi göstereceğiz..

Takvim Temelleri

Outlook'u ne zaman kullanırsanız kullanın, kendi takvim yeteneklerinizi de kullanabilirsiniz. Bir e-posta hesabınız olmasa bile, diğer özellikleri için Outlook'u yine de kullanabilirsiniz. Takvim en iyi şekilde çalışır, ancak ortak çalışma olanaklarından yararlanabiliyorsanız, bir e-posta hesabı kullanarak toplantı davetiyesi gönderebileceğinizi ve katılımcı bildirimleri alabileceğinizi garanti eder..

Ne olursa olsun, işte temel, günlük takviminiz, yani varsayılan Outlook profilinizle ilişkilendirilmiş varsayılan takvim. Bu aylık görünümdür, ancak görünümü değiştirmek için Düzenle sekmesindeki işlevleri kullanabilirsiniz..

Örneğin, çalışma haftası görünümü aşağıdadır (tüm hafta görünümünün karşısında). Hava çok basit (sizin şehrinize ayarlayabilirsiniz) ve bir arama kutusu var. Toplantılarınız veya randevularınız varsa, onları burada göreceksiniz ve takvim kenarlarında sırasıyla “Önceki Randevu” veya “Sonraki Randevu” düğmelerini tıklayarak önceki veya sonraki haftaya geçebilirsiniz.

Haydi biraz ilerleyelim ve takviminizde belirli veya özel gereksinimlerinize daha iyi uyacak şekilde düzenlemenizi nasıl değiştireceğinize odaklanalım.

Takviminizin Kasını Esnetme

Takviminizin düzenini ve görünümünü değiştirmek için biraz yapabilirsiniz. Aşağıdaki Görünüm sekmesine göz atarsanız, kuruluş gereksinimlerinize uyan bir takvim için kullanabileceğiniz çeşitli stiller görürsünüz..

Aşağıdaki takvime bakın. Görünüşünde bazı küçük değişiklikler yaptık. Birincisi, ince ama hoş bir dokunuş olan rengi değiştirebilirsiniz.

Görünüm sekmesi, bulunduğunuz modu vurgulamak için birkaç görünüm daha eklemenizi sağlar. Örneğin, sağ sütuna takvimler, kişiler ve görevler eklemenizi sağlayan Yapılacaklar Çubuğu vardır (yukarıya bakın). Bu Yapılacaklar Çubuğu, bulunduğunuz moda göre özelleştirilebilir, bu nedenle görevleri ve takvimi etkinleştirmiş olsanız bile, yukarıdaki ekran görüntüsünde olduğu gibi, gelen kutunuza geçerseniz, Kime'yi yeniden etkinleştirmeniz gerekir. -Do Bar.

Her modda Görünüm sekmesiyle uğraşmak iyi bir fikir çünkü hepsi tam olarak aynı olmayacak. Örneğin, Okuma Bölmesi takvim görünümünde pek kullanılmaz, ancak kesinlikle gelen kutunuza eklenmesi harika.

Benzer şekilde, Günlük Görev Görünümü etkinken günlük takvim görünümüne bakın. Günlük görevlerinizi burada, aşağıda belirtilen görevlerle birlikte görebilirsiniz..

Gelecek bir makaledeki görevler hakkında çok daha fazla konuşacağız, ancak şimdi randevular ve toplantılar hakkında bilmek isteyebileceğiniz her şeye odaklanalım.

Randevu ve Toplantı Eklemek

Randevu ve toplantılar ayarlayalım. Aşağıdaki örnekte, bir pizza partisi düzenliyoruz. Elbette konu, randevunun niteliğidir ve bir pizza partisi zorunlu olarak bir “randevu” olmasa da, bu fikri anlarsınız. Pizza partisinin nerede gerçekleştiği, başlangıç ​​ve bitiş saatleri gibi diğer özellikleri de ekleyebilirsiniz..

Etkinliğe notlar, talimatlar veya yol tarifleri eklemek için çok fazla alan var (teknik olarak sınırsız). Tabii ki, orada başka insanlarınız yoksa, bu pek bir parti değildir. Bu yüzden bazı katılımcıları davet etmemiz gerekecek. İnsanları davet ettikten sonra, artık randevu sayılmaz. Bunun yerine, Outlook toplantıya değiştirir. Aşağıdaki ekran görüntüsünde, yeni randevumuzun toplantıya döndüğünü görüyoruz.

İsimleri elle yazabilir veya adres defterinizden katılımcı eklemek için “Kime” düğmesine basabilirsiniz. Henüz bir adres defteri oluşturmadıysanız, Gmail gibi diğer kaynaklardan kişileri nasıl içeri aktaracağınızı ve yöneteceğinizi söyleyebiliriz..

Doğrudan kovalamacayı kesebilir ve Şerit'in Giriş sekmesinden “Yeni Toplantı” yı tıklamanız yeterlidir. Katılımcıları davet ederken, daha fazla Yanıt Seçme İsteği seçeneğiniz vardır..

Eğer bir cevap talep ederseniz (sadece kelimeyi ortaya koymak ve açık bırakmak yerine), davetliler RSVP'ye fırsat verecektir. Bunun, doğrudan mesajda yanıtlama seçeneklerinin verildiği bir Outlook.com e-posta hesabı gibi bir Microsoft ürünüyle harika bir şekilde çalıştığını unutmayın..

Gmail’de, davetiyenizle hemen hemen aynı şekilde hareket edebilirsiniz. Ancak yanıt verirseniz, etkinlik düzenleyicisine gönderilir ve otomatik olarak Outlook'larına eklenir..

Randevular ve toplantılar konusunda netleştiğimize göre, değişiklik yapmak kaçınılmaz olduğu ve bazen en iyi şekilde planladığımız planların gerçekleştiği için onları değiştirmeye ve iptal etmeye devam edeceğiz..

Toplantıları ve İzleme Yanıtlarını Değiştirme veya İptal Etme

Bir şeyler oldu ve pizza partimizi Cumartesi gecesine götürmemiz gerekiyor. Bu bizim için sorun değil ama katılımcılarımız ne olacak? Planları tamamen onlara bağlı, ancak Outlook en azından değişiklikleri konusunda onları uyarmayı kolaylaştırıyor.

Bir toplantıyı değiştirmek ve katılımcılarınızı uyarmak için önce etkinliği Outlook takviminizden açın ve ihtiyacınız olan değişiklikleri yapın. Bu durumda, sadece toplantıyı bir gün geri taşıyoruz. "Güncellemeyi Gönder" i tıklayabildiğinizi ve davetlilerinizin değişiklik sırasında güncelleneceğini unutmayın..

Bu noktada, herhangi bir katılımcı daha önce davetinizi kabul etmişse, tekrar kabul etmeleri gerekir..

Şimdi toplantınızın ilerlemesini nasıl izleyeceğinizi göstermek için iyi bir zaman olabilir. “İzleme” düğmesini tıkladığınızda, toplantınızın ilerleyişini görebilirsiniz. Şu anda sadece bir davetli kabul etti, bu cumartesi belki de bu kadar iyi bir zaman değil..

Ah, yine bir şey daha geldi ve toplantıyı iptal etmemiz gerekiyor. Sadece “Toplantıyı İptal Et” düğmesine tıklayın. Davetiniz şimdi değişecek ve kötü haberi tıklayıp göndermek için bir “İptal Gönder” düğmesi alacaksınız.

Bu kadar kolaydır, önceki davetlilerinize güncellenmiş bir e-posta gönderilir ve etkinlik Outlook takviminizden kaldırılır.

Olaylar

Randevularınızı açık toplantılar girilip kaydedildiğinde, takviminizde görürsünüz. Üzerine gelindiğinde, ilgili ayrıntıları göreceksiniz. Bu noktada, eğer her şey yolundaysa, onu bırakıp başka şeylere geçebilirsiniz..

Bununla birlikte, değiştirmek veya silmek istiyorsanız, çift tıklatarak veya Şerit üzerindeki uygun işlemi kullanarak açabilirsiniz; burada “Aç” düğmesi bulunur..

Aynı şerit kontrollerinin çoğuna sağ tıklama bağlam menüsünden de erişebilirsiniz.

Toplantınız veya randevunuz açıkken, durumunuzu değiştirme (Meşgul, Geçici, İşyeri Dışı, vb.) Gibi bazı değişiklikleri etkilemenizi, hatırlatıcı ayarlamanızı, saat dilimini değiştirmenizi ve son olarak yinelenen bir olay olarak olay.

Haftalık toplantı ya da üç aylık kazanç etkinliği ya da sadece bir arkadaşınızla öğle yemeği yemek gibi tekrarlanan etkinlikler ortaktır, bu yüzden onları nasıl ayarlayacağınızı bilmek iyidir. Ekran görüntüsünden de görebileceğiniz gibi, bunun çalışması oldukça kolay olmalı. Randevunun zamanını, düzenini ve tabii ki menzili veya tekrarın ne kadar süreceğini belirleyebilirsiniz..

Aşağıdaki resimde görüyorsunuz, her pazartesi günü saat 13: 00'te yinelenen bir etkinlik ayarladık..

Toplantılar ve randevular birkaç önemli farklılığa sahipken, aynı şekilde göründüklerini ve aynı şekilde değiştirilebileceklerini hatırlamak önemlidir, bu nedenle randevular için gördüğünüz tüm seçeneklerin toplantılar için aynı olacağını unutmayın.

Bir Takvim öğesine Dosya veya Belge Ekleme

Evcil hayvanınızı veterinere götürmek veya yağınızı değiştirmek için randevu aldığınızı ve her iki durumda da, eklemek istemediğiniz bir belgeye veya resme sahip olduğunuzu varsayalım..

Aşağıdaki örnekte, nihayet yağımızı değiştiriyoruz ve bunun için bir kuponumuz var. Kuponu yazdırabilir ve önceden hatırlamaya çalışabilirsiniz ya da Outlook'u size hatırlattığında kupon tam oradadır, böylece düşünürken yazdırabilirsiniz..

Bunu yapmak için, “Dosya Ekle” yi tıklamak ve daha sonra kaydedildiği konuma göz atmak istiyorsunuz. Dosyayı olduğu gibi ekleyebilir, satır içi metin olarak yapıştırabilir veya dosyanın konumunu köprü olarak ekleyebilirsiniz. Bu durumda, sadece PDF'yi olduğu gibi ekleyeceğiz.

Tabii ki, bir iş toplantısı için belge paylaşmanız, öğrencilere çalışma materyalleri göndermeniz veya durum ne zaman ek bilgi gerektirebilirse, bu çok yararlı bir özellik olacaktır..

Takvimleri Yönetme ve Paylaşma

Takvimleri yönetmek iki şeyi başarmanıza izin verecektir. Takvimleri çeşitli kaynaklardan açabilir ve takvim grupları oluşturabilir ve kaydedebilirsiniz..

“Takvimi Aç” düğmesine tıklarsanız, İnternet dahil birçok kaynaktan bir takvim oluşturabilir veya boş bir takvim oluşturabilirsiniz. Boş bir takvim oluşturmanın bir avantajı, iş ve ev yaşamınızı ayrı tutabilmenizdir..

Aşağıdaki ekran görüntüsünde, çeşitli takvimler oluşturulduğunu ve ayrıca çalışmak için özel bir grup oluşturduğunuzu görüyorsunuz. Etkinlikleri gerçekte bir takvimden diğerine sürükleyebilirsiniz; Göstermeyi seçtiğimiz iki takvimde haftalık bir toplantıya nasıl katılacağımızı görüyorsunuz.

Etkinlikleri takvimler arasında sürükleyebilmek, randevu veya toplantı eklemek için zaman harcadıysanız, daha sonra farklı bir takvimde olması gerektiğine karar verirseniz, etkinlikleri yeniden oluşturmanız gerekmeyeceği anlamına gelir.

Son olarak, bir takvimi e-posta ile gönderme yeteneği olmasına rağmen, açıklayıcı olması gereken takvimleri paylaşabilirsiniz. Bunu kısaca bir önceki makalede ele aldık, bu onu başarmanın başka bir yoludur. Aşağıdaki ekran görüntüsünde, bu seçeneği kullandığınızda ne olacağını görüyorsunuz..

Hangi takvimi paylaştığınızı, tarih aralığını (bir günden tüm takvime kadar), paylaşılacak ayrıntı düzeyini (basit kullanılabilirlik, sınırlı ve tam ayrıntılar) belirleyebilirsiniz ve ardından kullanabileceğiniz birkaç Gelişmiş seçenek vardır..

Bu şekilde paylaşma, takvim bilgilerinizi diğer Outlook kullanıcılarıyla hızlı, kolay ve sorunsuz bir şekilde dağıtabileceğiniz ve size gönderilen takvimleri entegre edebileceğiniz anlamına gelir.

Takvim Seçenekleri

Sıralama için epeyce takvim seçenekleri var (e-posta ile olduğu kadar olmasa da). Bu seçeneklerin çoğu, takvimi profesyonel ve kişisel ihtiyaçlarınızla daha verimli çalışacak şekilde yapılandırma amaçlıdır.

Örneğin, çalışma saatlerinizi ve çalışma haftanızı değiştirebilir, tatiller ekleyebilir, saat dilimini değiştirebilir, varsayılan rengi ayarlayabilir ve hatta Fahrenheit ile Santigrat arasında seçim yapabilirsiniz. Boş zamanlarınızda kendi yolunuzda ilerleyin ve sizin için en uygun olanı deneyin.

Outlook'taki takvim özellikleri en üst düzeydedir ve merkezi bir Exchange sunucusuna sahip bir kuruluşta çalışıyorsanız, paylaşılan takvimler üzerinde nasıl işbirliği yapabileceğinizi, etkinlikleri ve daha fazlasını nasıl yapabileceğinizi biliyorsunuzdur. Tüm bunlar, daha fazla güç ve rahatlık için kendi yerel Outlook kurulumunuzda sorunsuz şekilde çalışır..

Evde, aynı programda bu kadar çok özelliğe sahip bir takvimin olması güzel. Bir e-posta uygulamasından takvim uygulamanıza geçmenize gerek yoktur, yalnızca birkaç fare tıklamasıyla etkinlikleri planlayabilir ve katılımcıları hızlı bir şekilde davet edebilirsiniz..

Ama, bu bizden konuşmaya yetecek kadar. Neden şimdi sizden haber vermiyoruz? Tartışma forumumuza düşüncelerinizi bildirin veya yorumlarınızı bize bildirin.