Outlook 2013'te Kişiler Nasıl Oluşturulur ve Yönetilir

Kişileriniz yoksa, Outlook çok kullanılamaz. Elbette, giderken e-posta adreslerini girebilirsiniz, ancak bu zaman alıcı ve hataya açıktır. Kişilerinizin zaten Outlook'ta olması daha iyidir, bu nedenle hızlı bir mesajı yalnızca birkaç tıklamayla engelleyebilirsiniz..

Son bir makalede, Outlook'u kullanmaya nasıl başlayacağımızı tartıştık ve bugün bunu kişilerle çalışmayı içerecek şekilde genişletmek istiyoruz. Kişileriniz, Outlook deneyiminizin merkezi olacak, kiminle iletişimde bulunduğunuz ve uygulamayı nasıl kullandığınız.

Bekleyebileceğiniz gibi, Outlook ile çok sayıda iletişim yönetimi yapabilirsiniz ve kullanmaya başlamadan önce bir adres defteri ayarlanması çok mantıklı olur..

Adres Defteri Oluşturma

Kişilerinizi yönetmeye başlamak için, yapmak istediğiniz ilk şey Kişiler modunu açmaktır, böylece çalışmaya başlayabilirsiniz. Adres defterinize kişi eklemenin birkaç yolu vardır. Başlangıçta, adres defterinizi web postanız veya diğer e-posta programınız gibi başka bir kaynaktan alabilirsiniz..

Unutmayın, sahip olduğunuz her e-posta hesabı için bir adres defteriniz olacak. Bu özel durumda, yerel Outlook veri dosyamız için yerel bir adres defterimiz var ve e-posta hesabımızla ilişkili bir tane daha var.

Her durumda, temel bilgileri ele alalım; böylece içe aktarılacak bir adres defteriniz yoksa, kişileri el ile eklemeye başlayabilirsiniz. Aşağıdaki ekran görüntüsünde, şimdilik yeni olan yeni adres defterimizin bir bölümünü görüyoruz..

Başlamak için, sadece “Yeni İletişim” düğmesini tıkladığınızda yeni bir iletişim penceresi açacaktır. Size atlayabilecek ilk şey, ne kadar meşgul göründüğü, ama korkma, eğer Şerit üzerindeki birçok özelliğe bakarsanız, bunun oldukça standart, değirmeli bir temas formu olduğunu göreceksiniz..

Kovalamayı keselim ve uygun değerleri doldurarak How-To Geek ile iletişime geçelim. Ayrıca gereksiz, ancak sıkıcı adres defterine hoş bir dokunuş olan bir görüntü ekleyebilirsiniz..

Kişinizi veya kişileri girmeyi tamamladıktan sonra, ya “Kaydet ve Kapat” ı tıklamak istersiniz ya da başka bir kişiyi oluşturmak için “Kaydet ve Yeni” yi tıklayabilirsiniz. Hadi bunu yapalım. Tamamen yeni bir kişi veya aynı şirket için yeni bir kişi oluşturma arasında bir seçeneğimiz var..

Bu durumda, yazarken zaman kazanmak için sonuncuyu seçeceğiz, ardından yeni adres defteri girişlerimizi ortaya çıkarmak için “Kaydet ve Kapat” ı tıklayacağız..

Fena değil, zaten e-posta ile gönderebileceğimiz iki kişimiz var ama, bu zaman alıcı. İletişim bilgilerini başka bir kaynaktan Outlook'a taşıyabilirsek daha kolay olurdu..

Bir web posta servisi veya başka bir tane kullanırsanız, kişileriniz büyük olasılıkla oradadır ve Outlook'a aktarılması gerekecektir. Her bir kişiyi birer birer girmek istiyorsanız, o zaman kesinlikle bunu yapmaktan memnuniyet duyarız, ancak ana kişi listenizi Thunderbird veya Gmail'den veya başka bir e-posta servisinden almanızı öneririz..

Kişi Kayıtlarını Alma ve Verme

Gmail veya Yahoo Mail'i kullanıp kullanmadığınızdan veya 1997'den itibaren dikkatli bir şekilde sakladığınız ve sakladığınız bir e-posta hesabınız varsa, kişileri ve herkesi, kaçınılmaz olarak, kişileri Outlook kişilerinize eklemeniz gerekebilir.

Bunu yapmak için kişileri başka bir kaynaktan dışa aktarabilir ve ardından onları Outlook'a aktarabilirsiniz. Normalde bu kolayca e-posta hesabınızdan veya müşterinizden ayarlara veya seçeneklere erişip ardından kişileri dışa aktar seçeneğini seçerek kolayca gerçekleştirilebilir..

Normalde, yapmanız gereken tek şey onları Outlook'a almak. Bu oldukça basit bir işlemdir ve çoğu e-posta uygulamasında benzer olacaktır. Kişileri Outlook'a nasıl dışa aktarıp içe aktaracağımızı anlatan makalemizi okumanızı öneririz..

vCard? VCard nedir?

VCard'ları (Sanal Kart Dosyası veya .VCF) duymuş olabilirsiniz, belki bir tane bile aldınız veya bir tane kullandınız. vCards, e-posta imzası veya eki gibi başkalarıyla takas edebileceğiniz standart bir elektronik kartvizit biçimidir..

Yine de, vCard'ları Outlook'ta işlemenin birkaç yolu vardır. En olası senaryo, bir kişiyi vCard'dan dışa aktarmanız veya dışa aktarmanız gerekebilir. Nasıl Yapılır Geek bu süreci tam olarak açıklar ve bu da sizi hızlı bir şekilde hızlandırır..

Bazen, tek bir vCard dosyasında saklanan birçok vCard'ınız olabilir. Ancak bu dosyayı dönüştürmeyi denerseniz, yalnızca dosyadaki ilk vCard içe aktarılır. Bu sınırlamanın üstesinden gelmek için, önce bir .CSV dosyasına dönüştürmeniz ve sonra bunu Outlook'a aktarmanız gerekir. Bu sürecin tam bir açıklaması için bu makaleyi okumanızı öneririz..

Son olarak, tüm kişilerinizi önceki paragrafta açıklandığı şekilde bireysel vCard'lara veya bir tek ana vCard'a verebilirsiniz. Bir kez daha, bunun nasıl yapılacağı hakkında çok küçük bir eğiticimiz var, bu yüzden vCard'ları Outlook'a göreceli bir kolaylıkla getirip çıkarmanız için hız kazanmanız gerekiyor..

Kişi Grupları Oluştur ve Yönet

Seçeceğiniz ruh grubuna bir mesaj göndermeyi hızlı bir şekilde engelleyebildiğimiz için, şimdi grupları tartışalım; kimseyi eklemeyi unutmadığınıza emin olun ve sizi her adı Kime: alanına girmekten kurtarır..

Bir kişi grubu kurmak için Şeritteki “Yeni Kişi Grubu” nu tıklayın..

Açıldıktan sonra, önce grubunuzu ne adlandırmak istediğinize karar vermeniz gerekecektir (burada “CES 2015” olarak adlandırıyoruz) ve sonra “Üye Ekle” yi tıklayın ve “Outlook Kişilerinden” seçeneğini seçin. uçun ya da şirketinizin rehberine millet eklemek istiyormuş gibi başka bir adres defteri seçin.

Listeden grup üyelerimizi seçiyoruz. Unutmayın, “CTRL” tuşunu basılı tutarak ve her bir üyeye sol tıklayarak üyeleri seçebilirsiniz. Ne olursa olsun, ne zaman yeni üye eklemek isterseniz, isim veya isimleri seçersiniz ve onları gruba ekleyecek olan “Üyeler ->” düğmesini tıklarsınız..

İşiniz bittiğinde, “Tamam” ı tıklayın.

Yeni grubunuzun üyelerini gözden geçirebileceğiniz ve başka değişiklikler yapabileceğiniz grup yönetimi ekranına geri döneceksiniz. Örneğin, grubu Vcard veya Outlook kişisi olarak iletebilir, grup hakkında notlar ekleyebilir, tüm gruba e-posta gönderebilir veya yalnızca bu grup üyeleriyle bir toplantı oluşturabilirsiniz..

Bizim durumumuzda, resmi olarak grubu oluşturmak ve ana Outlook penceresine geri dönmek için sadece “Kaydet ve Kapat” ı tıklayacağız. Şimdi yeni grubumuzu grup listemizle gösterilen rehberimizde görüyoruz. Sağ tarafta, grubun üyesini görebilirsiniz ve eylemlerin gerçekleştirileceği simgeler var. Bu örnekte, sadece e-posta simgesinin yanı sıra “Düzenle” düğmesini de kullanabilirsiniz.

Bir gruba e-posta göndermenin en hızlı yolunun, adını Kime: alanına yazmanın basit olduğunu, bu durumda “CES 2015” yazabileceğimizi ve Outlook'un iletiyi o gruptaki herkese göndereceğini bilmelisiniz..

İnsan Seçenekleri

“Dosya -> Seçenekler” e tıklarsanız, Outlook’u birkaç farklı kategoride birkaç şekilde yapılandırabilirsiniz..

İşte insanların seçenekleri. Outlook seçeneklerinde diğer kategorilerin aksine, Kişiler seçenekleri çok azdır ve çözülmesi oldukça kolaydır..

Burada bulacağınız seçenekler, adların nasıl doldurulduğuna, ek bir dizin gösterilip gösterilmeyeceğine ve çevrimiçi durumları ve fotoğrafları göstermenize karar vermenizi sağlar.

Outlook kişilerini yönetmek oldukça basittir, ancak gördüğünüz gibi, düzgün bir şekilde bakımlarını yapmalarını sağlamak için çok daha fazlasını yapabilirsiniz. Kişilerinizde yalnızca bir ad ve e-posta adresinden daha fazla bilgiye sahipseniz, Outlook deneyiminizi özetlemek için çok şey ödünç verilir.

Bununla birlikte, birincil e-posta sağlayıcınız olarak Gmail gibi bir şeyi kullanmaya devam ediyorsanız, kişileri Gmail hesabınızla senkronize tutarken rehberinizi yönetmenize yardımcı olmak için Outlook'u yine de kullanabilirsiniz..