Dosyalarınızı Kontrol Altında Tutmanın 5 Etkili Yolu

Bilgisayarınız dijital bir ormandır. Temiz ve düzenli bir tasarım işyerini alıp büyük bir karmaşaya dönüştürmek çok kolaydır. Çok fazla dosya var ve her yerdeler. İhtiyacınız olan tasarım dosyalarını bulmak neredeyse imkansız hale gelir. Peki dosyalarınızın kontrolden çıkmasını nasıl önlüyorsunuz? Şanslısın, çünkü orada Dosyalarınızı kontrol altında tutmanın 5 etkili yolu.

Ama önce: bilgisayar ve tasarım dosyalarımız neden bu kadar kolay kontrolden çıkıyor? Aynı nedenden ötürü birçok insanın dağınık odaları, düzensiz dolapları ve fiziksel çalışma alanları vardır. 100 ile çarpma hariç, fiziksel alan kaplayan bilgisayar tasarım dosyaları oluşturmak çok kolaydır, çünkü.

Neyse ki, bilgisayarınızı kontrol altında tutmak ve dosyaları kontrol etmek o kadar da zor değil. Sağduyulu bir tutam ekleyin, öz disiplini bir çizgi ile karıştırın ve tekrarlayın, tekrarlayın, tekrarlayın. Endişelenmeyin - olduğundan daha fazla iş geliyor. Sadece dişlerinizi fırçalamaya eşitleyin: Bir şeyleri yapma alışkanlığı kazandığınızda, farkına bile varmazsınız. Sadece doğal olarak bilgisayarınızı ve tasarım dosyalarınızı kontrol altında tutarsınız.

Tamam, daha fazla uzatmadan, işte Dosyalarınızı kontrol altında tutmanın 5 etkili yolu.

1. Eski ve Gereksiz Dosyaları Acımasızca Sil

(Mixy Lorenzo tarafından görüntü)

Bu bir alin tokatlayan açık görünebilir, ancak bazen en yaygın duyu adımları göz ardı edilir. Herhangi bir verimlilik yazılımını ve dosya akışını kolaylaştıran iş akışlarını ve diğer herhangi bir geri ödemesiz verimlilik saçmalığını unutun: basitçe eski ve gereksiz dosyaları sil.

Odanızı temizlemek veya fiziksel dosyalarınızı düzenlemekle aynıdır. Eşyalarını gözden geçiriyorsun, ve bir öğeye bakarken, karar veriyorsun: Bu önemli bir şeyle alakalı mı? Değilse, acımasızca atıyorsun. budur Nasıl organize olursunuz: Sahip olduğunuz eşya sayısını en aza indirerek. Hile ya da sır yok.

Bilgisayarınızın tasarım dosyalarına gelince bu yöntem farklı değildir. Dosyalarınızı gözden geçirirken, her birinin hala önemli bir şeyle alakalı olup olmadığına karar verin. Değilse, acımasızca silin - bir daha ihtiyacınız olmayacak ve dijital çalışma alanınızı karıştırıyor. Genellikle bu dosyalar, önceki grafik taslakları ve tasarımları ve eski web sitesi dosyaları gibi eski proje dosyalarıdır..

Güzel ve hepsi bu, ama ne zaman eski ve gereksiz dosyaları acımasızca silmelisiniz? Sonuçta, pratik olarak herkes odalarını temizlemekten nefret ediyor.

Tıpkı odanızın temizliğini zamanlamak zorunda kalmadan en aza indireceğiniz gibi, karşılaştığınız anda bir nesneyle ilgilenmek olur; bu nedenle, karşılaştığınızda bir dosyayı silmeniz gerekip gerekmediğine karar vermelisiniz. Bu bizi # 2'ye götürür…

2. Karşılaştığınız Dosyalarda Hemen İşlem Yapın

(John Britton tarafından görüntü)

Bilgisayar tasarım dosyalarınızı sıralama ve temizleme zamanlaması yapmaktan kaçınmanın en iyi yolu gerekli olmamaktır. Bir dosyayla her karşılaştığınızda, derhal harekete geçin.

Ama hiç şüphesiz yoğun bir herif veya gal. Yapmanız gereken işler, yapılacak yerler var. Yaptığınız her şeyi bırakamaz ve karşılaştığınız her dosyaya bakamazsınız. Ne zaman harekete geçeceğine nasıl karar veriyorsun?? 5 dakikalık kuralı kullanın: Dosya üzerinde hemen işlem yapılması 5 dakika veya daha az sürecekse, en kısa sürede karşılaşırsınız..

Tanıdık geliyor mu? Çünkü bu “etkilenmiş” David Allen'ın popüler kitabı GTD: İşlerin Yapılması. İçinde, bir dakikadan fazla sürmeyeceği sürece karşılaştığınız bir görevi hemen göz önünde bulundurarak yapılacaklar listesi yapmaktan kaçınabileceğinizi söylüyor.

Bu, bilgisayar tasarım dosyalarınız için de geçerlidir:

• Yarım bitmiş bir logo mu buldun? Sar ve gönder.
• Neredeyse bir kod parçası ile bitti? Bitir şunu.
• Artık ihtiyacınız olmadığından emin olmadığınız bir dosya grubunuz mu var? Onlardan geçin, karar verin ve gerekirse silin.

Yani # 1 ve # 2 dosyalarınızı kontrol altında tutmanıza yardımcı olur. Ama başka bir temel unsur var ki bu…

3. Olabildiğince Az Klasör Var

(Steve Ryan tarafından görüntü)

Çalışma türünüz için yalnızca birkaç klasör oluşturun ve kategoriyle mümkün olduğu kadar genel olun. Sayısız klasörün parçalanmasıyla ('vektörler' veya 'photoshop' ya da her neyse) nişanlanmak yerine, sadece 'logolar' ve 'web siteleri' gibi şeyler var. Veya her proje için klasörleriniz olabilir ve onunla ilişkili her tür dosya oraya girebilir..

Bunu neden yapıyorsun? İki sebep:

1. Kararsızlık felci yok: dosya bir logo, web sitesi öğeleri veya bir projenin parçası mı? Sadece ilgili klasöre atın ve onunla bitirin.
2. Çok fazla dosya karşıtı filtre: Çok fazla dosya dolduran klasörü gördüğünüzde, eski ve gereksiz dosyaları silme eğiliminde olursunuz. Odanızda çok fazla şey görmeye benzer, çekmecelerde ve diğer odalarda saklamak yerine.

Klasör adları ve kategorileri ile fazla spesifik olmaktan kaçının. Bir klasöre ne kadar belirgin iseniz, sahip olduğunuz kategoriler o kadar fazla olur. Daha fazla kategori ile, yeni dosyanın nereye gideceğine karar vermelisin. Muhtemelen, bunlardan sadece bir tanesine özenle sığmayacağından, rasgele birini seçersiniz. Daha sonra daha fazla dosya düzenleme zamanı geldiğinde, en son benzer bir dosyayla hangi kategoriyi seçtiğinize karar vereceksiniz. Her bir dosyanın hangi kategoriye ait olduğunu da açıkça bilmemek.

Neden sadece bazı etiketleme sistemini kullanmıyorsunuz? Sonra tamamen klasörler ile yapabilirsiniz, değil mi? Teoride bu işe yarayacak olsa da, gerçekte sizi çok fazla dosya oluşturmanızı ve saklamanızı teşvik edecektir..

İşte ne olacak:

1. İlk dosyalarınızı etiketlersiniz, daha sonra etiketleri kullanarak kolayca bulabileceğinize iyi gelirsiniz..
2. İki etiket arasında seçim yapamadığınız ve özellikle o dosya için yeni bir tane seçmeye karar verdiğinizden, kararsızlık felci nedeniyle çok özel olan çok fazla etiket oluşturarak etiketlerle özgürleşirsiniz..
3. Sonunda bir şeyler bulmak için ezici olan çok fazla etiketin var..
4. Daha da kötüsü, dosya sayınızı düşük tutmaya ihtiyaç duymadığınızı hissettiğinizden, şu anda aradığınız genel bir klasörde sürekli görülebildiğinden daha fazla dosyanız var.

4. Hendek Otomatik Düzenleme Özellikleri

(Mark Sebastian tarafından görüntü)

Otomatik düzenleme özellikleri (iTunes'un otomatik yeniden adlandırma ve sıralama özelliğini ancak tüm dosyalara uygulanmış olduğunu düşünüyorum) dosyaları kontrol altında tutmanın bir nedenidir. Liberal dosya oluşturma ve kaydetmeyi teşvik ederler. İlk başta iyi görünmekle birlikte, ne kadar çok dosyanız varsa, her şeyin nerede olduğunu o kadar az bilirsiniz.

Neden eski veya gereksiz olduklarında dosyaları silmiyorlar? Otomatik düzenleme özelliği silmemenizi teşvik eder. Gmail’in asla silme özelliğine sahip olmayan arama özelliğini beğenin. Ancak, yalnızca bir tür içeriğe (metin) sahip olduğunuz ve bu nedenle kolayca arama yaptığınız e-postanın aksine, dosyalarınızı bu şekilde aramak zordur. İçeriğin içinde, özellikle görsel ve sesli dosyalar için arama yapmanın basit bir yolu yoktur. Bu yüzden birlikte çalışmanız gereken tek şey dosya adları ve belki üzerine etiketlenmiş bazı meta açıklamalarıdır. Bu aşırı dosya yüklemesi için bir reçete.

Herhangi bir otomatik düzenleme özelliğini kullanmazsanız, oluşturduğunuz her dosyadan sorumlu olacaksınız. Görecek ve en az bir kere ona dikkat edeceksiniz, böylece bilgisayarınızdaki her dosyanın daha fazla farkında olacaksınız. Bu sayede, dosyalarınız kontrolden çıktığında ve acımasızca silmeniz gerektiğinde daha iyi hissedeceksiniz.

5. Mümkün Olduğunda Dosyaları Birleştirin

(Aldo Gonzalez tarafından görüntü)

Bu basit bir şey. Bir şekilde iki veya daha fazla dosyayı tek bir dosyada birleştirebilirseniz, doğal olarak daha az dosyaya sahip olursunuz. Ve daha az dosya daha az kargaşaya eşittir.

Dosyaları birleştirmenin diğer yararı, aradığınızı bulmak daha kolay hale gelmesidir. Dosyalarınız daha organize olur. Nasıl? Doğal olarak hepsi tek bir dosyada alakalı içeriğe sahip olacak, bu yüzden aynı proje ile ilgili birden fazla dosya aramanıza gerek yok.

Dosyalarınızı birleştirmeye nasıl gidiyorsunuz??

• Metin için, ilgili içeriği birden fazla dosyadan tek bir ana metin dosyasına kopyalayın / yapıştırın.
• Görsel tasarımlar için, farklı öğeleri ve varyasyonları tek bir grafik dosyasına kopyalayabilir / yapıştırabilirsiniz..

Her büyük ve küçük grafik uygulaması katmanları ve bunların etiketlenmesini ve gruplandırılmasını destekler, bundan yararlanın. Tek bir grafik dosyasında, bir logo varyasyonları veya daha büyük bir tasarımın birçok yönü olabilir..

Verilen, her tür dosya veya içerik birleştirilemez. Örneğin, kod. Demek bu yüzden yukarıdaki başlıklı “mümkün olunca” - elinizden gelenin en iyisini yapın ve dosya sayısını azaltmaya yardımcı olan herhangi bir miktar net kazançtır..

Verimli Dosyalarınızı Kontrol Altında Tutun

Umarım bu 5 yöntem sadece bir üretkenlik pornosu değildi: hayatınızda istediğiniz sonuçları elde etmenizi sağlayan gerçek işlerden kaçınmak için okunacak şeyler. Hayır, bunlar bilgisayarınızı ve tasarım dosyalarınızı kontrolden uzak tutmak için şimdi başvurmaya başlayabileceğiniz işlem yapılabilir şeyler olma amacıyla yazılmıştır..

Kimse aktif olarak bilgisayarlarını ve tasarım dosyalarını düzenlemek ve yönetmek istemez. Dolayısıyla bu 5 yol, buna ihtiyaç duymaktan kaçınacak alışkanlıklar yaratmanıza yardımcı olacaktır. Her alışkanlıkta olduğu gibi, en önemli şey onları yapmaya başlamaktır..

Özetlemek için, dosyalarınızı kontrol altında tutmanın 5 etkili yolu:

1. Eski ve gereksiz dosyaları acımasızca silin
2. Karşılaştığınız dosyalar üzerinde hemen işlem yapın
3. Mümkün olduğunca az klasör var
4. Hendek otomatik düzenleme özellikleri
5. Mümkünse dosyaları birleştirin

Sıra sizde: bilgisayarınızı etkin bir şekilde tutmak ve dosyalarınızı kontrol altında tutmak için başka hangi yollarla yardımcı oldu??

Editörün Notu: Bu gönderi tarafından yazılmıştır Oleg Mokhov Hongkiat.com için. Oleg Mokhov, dünyanın en mobil elektronik müzisyeni, bir web ve görsel tasarım meraklısı ve premium royalty free müzik mağazasının kurucu ortağıdır..