Windows için Outlook'ta Bir Office Dışında Yanıtı Ayarlama

Birkaç gün ofisten çıkacağınızı bildiğiniz zaman, Ofis Dışında Yardımcısı'nı, otomatik olarak yanıt verecek şekilde ayarlayarak, insanların iş yerinde kaldıklarında tatilinizin keyfini çıkardığını bilmelerini sağlayabilirsiniz..

Outlook'ta bir ofis dışı cevap oluşturmak için, kullanmak istediğimiz mesajla birlikte bir e-posta şablonu oluşturacağız ve daha sonra belirli bir tarih aralığında aldığımız tüm e-postalara bu mesajla bir cevap gönderecek bir kural oluşturacağız..

NOT: Kuralın çalışması ve gönderilmemesi için ofis dışında yanıtınızın açık olması için Outlook'un açık olması gerekir. Bu nedenle, ofis dışındayken bilgisayarınızı açık tuttuğunuzdan ve Outlook'un çalışır durumda olduğundan emin olun..

Birinci Adım: Mesaj Şablonu Yaratın

Outlook'ta bir mesaj şablonu oluşturmak için, “Giriş” sekmesinin etkin olduğundan emin olun ve Yeni bölümündeki “Yeni E-posta” düğmesini tıklayın..

Mesaj kutusuna otomatik cevap olarak gönderilmesini istediğiniz mesajı girin. Bir e-posta adresi veya Konu girmeyin. Ardından, “Dosya” sekmesine tıklayın.

Sahne arkası ekranının sol tarafındaki seçenekler listesinde “Farklı Kaydet” i tıklayın..

Farklı Kaydet iletişim kutusunda, "Farklı kaydet" açılan menüsünden "Outlook Şablonu (* .oft)" seçeneğini seçin.

Kullanıcı şablonları klasörüne yönlendirilirsiniz. “.Oft” uzantısını koruyarak “Dosya adı” kutusuna şablon için bir ad girin ve “Kaydet” i tıklayın..

İşyeri dışı yanıt e-posta şablonunuzu başka bir bilgisayara kopyalamak veya yedeklemek istiyorsanız, kullanıcı şablonları klasörünün tam yolu C: \ Users AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates \\ . değiştirmek Windows kullanıcı adınızla.

Sağ üst köşedeki “X” düğmesine tıklayarak mesaj penceresini kapatın..

Mesajın bir taslağını kaydetmek isteyip istemediğinizi soran bir iletişim kutusu görüntülenir. Zorunda değilsin çünkü onu şablon olarak sakladın, ama istersen yapabilirsin. Taslağı kaydetmek istiyorsanız “Evet”, istemiyorsanız “Hayır” tıklayın..

İkinci Adım: Yeni E-posta İletilerini Otomatik Olarak Yanıtlamak için Kural Oluşturma

Artık, ofis dışında cevap e-posta şablonumuza sahip olduğumuza göre, belirli bir tarih aralığında gelen tüm iletilere yanıt vermek için bu şablonu kullanmak için bir kural oluşturacağız. “Ana Sayfa” sekmesinin etkin olduğundan emin olun.

Taşı bölümünde, “Kurallar” düğmesini tıklayın ve açılır listeden “Kuralları ve Uyarıları Yönet” i seçin..

Sahne arkası ekranına erişmek için “Dosya” sekmesini de tıklayabilirsiniz. “Bilgi” ekranının etkin olduğundan emin olun (gerekirse soldaki “Bilgi” ye tıklayın) ve ardından “Kuralları ve Uyarıları Yönet” düğmesine tıklayın.

Kurallar ve Uyarılar iletişim kutusunda, bu kuralı uygulamak istediğiniz e-posta adresinin "Bu klasöre değişiklikleri uygula" açılır menüsünde seçili olduğundan emin olun. Bu kuralın Outlook'taki tüm hesaplarınıza uygulanmasını istiyorsanız, bunu daha sonra bu makalede nasıl yapacağınızı göstereceğiz. Zaten aktif değilse “E-posta Kuralları” sekmesini tıklayın ve ardından “Yeni Kural” düğmesini tıklayın.

Kural Sihirbazı iletişim kutusunun ilk ekranında, “Boş bir kuraldan başla” bölümündeki “Aldığım iletilere kural uygula” seçeneğini tıklayın. Bu seçenek “Adım 2: Kural tanımını düzenleyin (altı çizili bir değeri tıklayın)” kutusuna eklenir. Kuralın bu kısmı için düzenlenecek hiçbir şey yok, bu yüzden devam etmek için “İleri” düğmesine tıklayın..

Kural Sihirbazı iletişim kutusundaki ikinci ekran, e-posta aldığınızda kontrol etmek için koşulları seçmenizi sağlar. Belirli bir tarih aralığında ofis dışında yanıtınızı göndermek için, “Adım 1: Koşulları seç” kutusundaki “belirli bir tarih aralığında alınmış” kutusunu işaretleyin. Koşul, "Adım 2: Kural açıklamasını düzenleyin (altı çizili bir değeri tıklatın)" kutusuna, ancak önceki gibi eklenir, ancak bu sefer, düzenlemenin açıklamasının bir kısmı vardır. Bir tarih aralığı eklemek için, 2. Adım kutusundaki “belirli bir tarih aralığında” bağlantısını tıklayın..

Alınan Tarih iletişim kutusunda, “Sonra” kutusunu işaretleyin, açılır menüyü tıklayın ve otomatik olarak ofis dışı yanıtın gönderilmesini istediğiniz tarihin üzerine tıklayın. Örneğin, ofis dışı yanıtınızın 8 Şubat'ta gönderilmeye başlamasını istiyorsanız, Son tarih için 7 Şubat’ı seçin..

Ardından, “Önce” kutusunu işaretleyin, Tarih onay kutusunun sağındaki tarih açılır penceresinden bir tarih seçin. Seçtiğiniz tarih, ofis dışı yanıtın gönderilmesini durdurmak istediğiniz günden sonra olmalıdır. Örneğin, 15 Şubat’ın ofis dışında yanıtınızın gönderildiği son gün olmasını istiyorsanız, Önceki tarih olarak 16 Şubat’ı seçin..

Seçtiğiniz tarihler, Adım 2 kutusundaki duruma eklenir. Devam etmek için Kural Sihirbazı iletişim kutusundaki “İleri” düğmesine tıklayın..

Kural Sihirbazı iletişim kutusundaki üçüncü ekranda, tarih aralığında gelen e-postalarla ne yapmak istediğinizi seçersiniz. İlk bölümde oluşturduğumuz şablonu kullanarak tüm e-postalara cevap vermek istiyoruz, bu nedenle “1. Adım: Eylem (ler) seçin” kutusundaki “belirli bir şablonu kullanarak yanıtla” kutusunu işaretleyin. Oluşturduğumuz şablonu seçmek için, “Adım 2: Kural açıklamasını düzenleyin (altı çizili bir değeri tıklayın)” kutusundaki “belirli bir şablon” bağlantısını tıklayın..

Bir Cevap Şablonu Seçin iletişim kutusunda, “Bak” açılır menüsünden “Dosya Sistemindeki Kullanıcı Şablonları” nı seçin.

Oluşturduğunuz şablonu seçin (bizim durumumuzda “Ofis Dışı Cevap” şablonu) ve “Aç” düğmesini tıklayın..

Seçilen şablona giden tam yol, seçilen eyleme eklenir. Devam etmek için “İleri” düğmesine tıklayın..

Dördüncü Kural Sihirbazı ekranında, belirli kişileri veya grupları (örneğin, kişilerden veya genel gruptan hariç) hariç tutmak istemeniz gibi, kurala uygulamak istediğiniz istisnaları seçebilirsiniz. Kuralımıza istisnalar ekleyemeyiz, bu yüzden devam etmek için “İleri” düğmesini tıklayın..

“Adım 1: Bu kural için bir ad belirtin” kutusuna kural için bir ad girin. “Bu kuralı aç” kutusu varsayılan olarak işaretlidir, bu nedenle kural otomatik olarak açılır. Endişelenme, yine de. Belirlediğiniz Son tarihten sonraya kadar çalışmaz.

Kuralı zaten gelen kutumuzdaki iletilerde çalıştırmak istemiyoruz, bu nedenle "Bu kuralı şimdi gelen kutusundaki iletilerde çalıştır" kutusunu işaretlemeden bırakın. Bu kuralı Outlook'taki tüm e-posta hesaplarınızda çalıştırmak istiyorsanız, “Bu kuralı tüm hesaplarda oluştur” kutusunu işaretleyin. “Son” düğmesine tıklayın.

Kural listeye eklenir. Kurallar ve Uyarılar iletişim kutusunu kapatmak için “Tamam” ı tıklayın..

Şimdi, birileri belirttiğiniz tarih boyunca size bir e-posta gönderdiğinde, iletiyi oluşturduğunuz e-posta şablonunda otomatik olarak alır..

Gönderenin ofis dışında olduğunuzu söyleyen bir otomatik cevap almasına rağmen, otomatik bir yanıtın gönderildiğini belirten bir simgeyle e-postalarını hala alıyorsunuz. Ancak, geri dönene kadar onu görmezden gelmekte haklı hissedebilirsiniz..

Kuraldaki tarih aralığı geçtikten sonra, kural gelen e-postalara uygulanmaz. Ancak, hala kuralı devre dışı bırakabilirsiniz. Bunu yapmak için, daha önce açıklandığı gibi Kurallar ve Uyarılar iletişim kutusunu tekrar açın ve listedeki kuralın solundaki kutunun işaretini kaldırın. İletişim kutusunu kapatmak için “Tamam” ı tıklayın..

Otomatik bir ofis dışı yanıt göndermek için bu kuralı kullandığınızda, yanıt tek bir Outlook oturumu sırasında her göndericiye bir kez gönderilir. Uygulamadan çıkana kadar Outlook'u açtığınızda oturum açar. Bu, yinelenen yanıtların, size birden fazla mesaj gönderen aynı gönderene gönderilmesini önler. Her oturum sırasında otomatik bir yanıt alan Outlook izler, ancak Outlook'tan çıktığınızda bu liste sıfırlanır. Bu nedenle, Outlook'u açık bırakın (çıkmayın ve yeniden açmayın) böylece kural çalışacak ve otomatik olarak ofis dışı yanıtlar size e-posta gönderen herkese gönderilir ve gönderenler çok sayıda ofis yanıtı almaz.